Hlási sa: Generálny riaditeľ/prezident
Klasifikácia: Platová pozícia – plný úväzok; Vyňaté
Sumár práce: Pozícia bude poskytovať podporu generálnemu riaditeľovi spoločnosti pri vedení každodenných činností, udržiavaní kalendárov a riadení špeciálnych projektov. Je to skvelá príležitosť pre skúseného výkonného asistenta s vynikajúcou iniciatívou stať sa súčasťou rýchlo sa rozvíjajúceho tímu. Táto rola si vyžaduje dokonalé komunikačné schopnosti a schopnosť uprednostniť a dokončiť viacero úloh zručným a včasným spôsobom.
Základné pracovné funkcie:
• Iniciovať, organizovať a implementovať systémy a postupy na efektívne riadenie administratívnych operácií
• Koordinujte aktivity (stretnutia, prezentácie atď.) vo viacerých tímoch
• Správa kalendára, rozpočty, organizovanie konferenčných hovorov a stretnutí, zostavovanie a distribúcia informácií zamestnancom spoločnosti a externým kontaktom
• Správa aspektov kancelárie a predvádzacej miestnosti vrátane (okrem iného) obchodovania so vzorkami, stretnutí na trhu a občasnej interakcie s predajcom
• Udržiavať vzhľad kancelárie a predvádzacej miestnosti pre všetky stretnutia
• Udržiavať týždenné správy a rozpočty podľa pokynov generálneho riaditeľa a distribuovať ich príslušným členom tímu
• Vykonávať všeobecné administratívne povinnosti vrátane distribúcie pošty, archivovania, odpovedania na telefónne hovory, aktualizácie interných zoznamov kontaktov a dopĺňania kancelárskych potrieb
• Zostavovať a interpretovať údaje/informácie z príslušných oddelení
• Reagujte na všetky požiadavky redaktorov a stylistov od PR a obchodných tímov
• Spravujte inventár a archív vzoriek a starostlivo zaznamenávajte všetky výpožičky
• Vlastniť marketingový kalendár a spravovať včasné zverejňovanie sociálnych príspevkov a bulletinov
• Podporte tím pri tvorbe sociálneho a reklamného obsahu a vytvorte relevantný kreatívny výskum a umelecké návrhy
• Zapojte sa do tímu na rôznych marketingových aktiváciách, ako sú udalosti a natáčanie obsahu, a hrajte organizačnú praktickú úlohu v predprodukčných a postprodukčných procesoch
• Dohliadajte na internetový obchod a spravujte priame plnenie e-commerce a otázky týkajúce sa služieb zákazníkom
• Zoraďte a distribuujte sezónny imidž a aktíva s podrobnosťami o produktoch veľkoobchodným partnerom
• Pripravte trhové materiály vrátane riadkových hárkov, vzorkovníkov a online nákupného portálu
• Podpora obchodného tímu s týždenným predajom a reportovaním
• Zachovávajte dôvernosť všetkých firemných, právnych, personálnych a finančných záležitostí a zaobchádzajte s dôvernými materiálmi pre generálneho riaditeľa s maximálnou starostlivosťou a diskrétnosťou
• Poskytnite administratívnu podporu pre priamych podriadených a tím generálneho riaditeľa podľa potreby
• Účasť na špeciálnych projektoch podľa pridelenia
Zručnosti a kvalifikácie:
• Orientovaný na detaily a vysoko organizovaný
• Silný pocit naliehavosti; silné stanovovanie priorít a následné schopnosti
• Vynikajúce zručnosti pri riadení času
• Vynikajúce verbálne a písomné komunikačné schopnosti
• Musí mať výnimočné medziľudské zručnosti
• Musí byť proaktívny a vynaliezavý pri všetkých úlohách
• Dobrá znalosť Excelu, Wordu a PowerPointu je nutnosťou
• Silná znalosť Adobe Suite je nutnosťou
• Uprednostňujeme skúsenosti ako výkonný asistent a v dizajnérskom módnom priemysle
Ako sa prihlásiť: Pošlite svoj životopis na [email protected], predmet Výkonný asistent, koordinátor predaja a marketingu.
marinamoscone.com
@marinamoscone