NÁZOV POZÍCIE: Asistent pre VIP vzťahy
oddelenie: VIP divízia, Public Relations
Nevyňaté; Na plný úväzok
Bollare Communications hľadá vysoko organizovaného a motivovaného jednotlivca na plný úväzok v našej kancelárii v New Yorku, ktorý bude pomáhať nášmu VIP oddeleniu s rôznymi administratívnymi povinnosťami. Bollare je hrdá na to, že pracuje s niektorými z najzaujímavejších a najinovatívnejších módnych odvetví, beauty a lifestyle značky a pristupujeme k reprezentácii našich kancelárskych priestorov na rovnakej úrovni spôsobom.
ZÁKLADNÉ FUNKCIE
- Vlastníctvo a údržba vzorového inventára pre klientov zahŕňa dokumentáciu prijatého, vydaného a vráteného produktu. Koordinujte a zvládajte úlohy zahŕňajúce vysokú úroveň organizácie, pozornosť venovanú detailom, vedenie záznamov a presnosť. To zahŕňa telefón (odpovedanie) a šírenie správ podľa potreby.
- Prijímajte pokyny od nadriadeného, pomáhajte so žiadosťami o vzorky, stylistami a VIP poštovými zásielkami, pričom identifikujte produkt, ktorý by bol účinný. Sledujte históriu, keď sa položky odosielajú/prijímajú rôznym stylistom a celebritám, vrátane včasného vrátenia (ak boli zapožičané).
- Proaktívne generujte koncepty e-mailov na spätné volanie vzoriek pomocou efektívnej písomnej komunikácie. Preukázať efektívnu komunikáciu s nadriadeným v prípade eskalácie problémov.
- Uľahčite a spravujte zabezpečenie klienta vrátane odkazov, obrázkov, prihlásení, cien a informácií o značke.
- Pomôžte oddeleniu VIP pri udržiavaní presného kalendára kľúčových udalostí v odvetví pre príležitosti VIP a uvedenie klientov na trh.
- Koordinovať s ostatnými administratívnymi funkciami plánovanie a vykonávanie úloh v rámci efektívneho a efektívneho súboru procesov; toto sa vzťahuje aj na administratívne povinnosti v mene celého útvaru ministerstva.
- Organizujte a udržiavajte spoločné priestory kancelárie a/alebo miesta konania (podľa potreby) kvôli čistote, doručovaniu/distribúcii balíkov – v centre pozornosti sú návštevníci kancelárie a spokojnosť účastníkov.
- Udržujte a organizujte tovar na vhodných skladovacích miestach, aby ste zaistili vysoký štandard integrity a prezentácie produktu.
- Chráňte dôvernosť všetkých záznamov a obchodných procesov podľa pokynov nadriadeného.
Bollare oceňuje profesionalitu svojich zamestnancov. Nasledujúce atribúty a správanie sú označené ako príklady toho, čo sa od zamestnanca očakáva:
- Prejavujte pozitívny rešpekt voči ostatným v písomnej, verbálnej a neverbálnej komunikácii
- Pracujte efektívne s kolegami precvičovaním dochvíľnosti, kolaboratívneho riešenia problémov a otvorenej a úprimnej komunikácie
- Konajte čestne, zdvorilostne a zodpovedne aj napriek stresu alebo náročným podmienkam na pracovisku
- Udržiavajte si odbornosť podľa potreby a schválenú stretnutím s ostatnými v oblasti zodpovednosti, čítaním materiálov súvisiacich s prácou a vopred schváleným školením
- Oblečte sa vhodne na pracovisko s častou interakciou s klientom
- Dodržiavajte štandardy dôvernosti a bezpečnosti. Udržiavajte pracovné priestory v čistote a poriadku
KVALIFIKÁCIE
- POVINNÉ: Stredoškolský diplom a ekvivalent vyššieho vzdelania alebo jeden alebo viac rokov stáže v oblasti vzťahov s verejnosťou skúsenosti, ktorých kombinácia skúseností a školenia preukazuje znalosti v špecializovaných oblastiach na vykonávanie povinnosti vyššie. Schopnosť pracovať samostatne, aby sa dodržiavali termíny, proaktívny myslenie, dobre sa orientoval v popkultúre, preukázal organizačné schopnosti so zmyslom pre detail a produkoval prácu s presnosťou.
- PREFEROVANÉ: Pridružený titul.
FYZICKÉ NÁROKY
- Minimálna fyzická námaha. Pri plnení povinností na tejto pozícii sa od zamestnanca často vyžaduje, aby sedel, komunikoval, dosahoval predmety a manipuloval s nimi. Pozícia vyžaduje mobilitu. Povinnosti zahŕňajú premiestňovanie materiálov do 10 libier na pravidelnom základe a do 25 libier na príležitostnej báze. Manuálna zručnosť a koordinácia si vyžadujú viac ako 70 % pracovného času pri obsluhe zariadení, ako je počítačová klávesnica, myš, kalkulačka a podobné stroje.
PRACOVNÉ PODMIENKY
- Bežné pracovné podmienky v kancelárii. Hladina hluku v pracovnom prostredí je typická pre väčšinu kancelárskych prostredí. Príležitostné skoré ranné a večerné hodiny sú potrebné na prispôsobenie účasti v predĺžených úradných hodinách alebo na podporu externých podujatí.
ZODPOVEDNOSŤ ZA DOHĽAD
- žiadne
PRIJATÝ DOHĽAD
- Pracuje pod priamym dohľadom zástupcu riaditeľa.
- Vyššie uvedený popis zahŕňa najdôležitejšie vykonávané povinnosti, ale nezahŕňa iné súvisiace príležitostné práce.
Ako sa prihlásiť: Pošlite svoj životopis na ž[email protected], predmet Asistent pre VIP vzťahy.