NÁZOV POZÍCIE: Predná časť domu / asistent pre vzťahy s VIP
oddelenie: Public Relations
nevyňaté; Na plný úväzok
Bollare Communications hľadá vysoko organizovaného a cieľavedomého jednotlivca na prácu na plný úväzok v našej kancelárii v New Yorku. Táto úloha bude zahŕňať aj asistenciu VIP oddeleniu s rôznymi administratívnymi povinnosťami. Bollare je hrdá na to, že pracuje s niektorými z najzaujímavejších a najinovatívnejších módnych odvetví, beauty a lifestyle značky a pristupujeme k reprezentácii našich kancelárskych priestorov na rovnakej úrovni spôsobom.
ZÁKLADNÉ FUNKCIE
FOH
- Preverte všetky prichádzajúce telefónne hovory, smerovanie/prijímanie správ podľa potreby
- Slúžiť ako prvý kontaktný bod pre všetkých hostí Bollare, vhodne pozdraviť a usmerniť
- Spravujte všetky prichádzajúce a odchádzajúce balíky
- Organizujte a udržiavajte všetky kancelárske konferenčné miestnosti a spoločné priestory, pred a po stretnutiach a podujatiach
- Koordinujte s riaditeľmi východného pobrežia a tímom NYC kancelárske potreby vrátane objednávok dodávok, požiadaviek na údržbu, rezervácií podujatí a rezervácií konferenčných miestností
- Pomáhajte riaditeľom z východného pobrežia s vedením účtovníctva a každodennými úlohami
- Koordinácia s tímom NYC, aby sa zabezpečilo, že showroom je organizovaný a správne propagovaný na stretnutia
- Usporiadajte a udržiavajte všetky spoločné priestory kancelárie – zabezpečte, aby boli všetky priestory upratané, aby sa pošta/zásielky/balíky doručovali majiteľovi včas
VIP
- Vlastníctvo a údržba inventára vzoriek pre klientov zahŕňa dokumentáciu o prijatom, vydanom a vrátenom produkte
- Pomôžte so žiadosťami o vzorky, stylistami a VIP poštovými zásielkami s identifikáciou produktu, ktorý by bol účinný. Sledujte históriu, keď sa položky odosielajú/prijímajú rôznym stylistom a celebritám, vrátane včasného vrátenia (ak boli zapožičané)
- Pomôžte s udržiavaním presného kalendára kľúčových udalostí v odvetví pre VIP príležitosti a uvedenie klientov na trh
- Udržujte a organizujte tovar na vhodných skladovacích miestach, aby ste zaistili vysoký štandard integrity a prezentácie produktu.
- Prispievajte k nepretržitému vykazovaniu klientov
Bollare oceňuje profesionalitu svojich zamestnancov. Nasledujúce atribúty a správanie sú označené ako príklady toho, čo sa od zamestnanca očakáva:
- Prejavujte pozitívny rešpekt voči ostatným v písomnej, verbálnej a neverbálnej komunikácii
- Pracujte efektívne s kolegami precvičovaním dochvíľnosti, kolaboratívneho riešenia problémov a otvorenej a úprimnej komunikácie
- Konajte čestne, zdvorilostne a zodpovedne aj napriek stresu alebo náročným podmienkam na pracovisku
- Udržiavajte si odbornosť podľa potreby a schválenú stretnutím s ostatnými v oblasti zodpovednosti, čítaním materiálov súvisiacich s prácou a vopred schváleným školením
- Oblečte sa vhodne na pracovisko s častou interakciou s klientom
- Dodržiavajte štandardy dôvernosti a bezpečnosti. Udržiavajte pracovné priestory v čistote a poriadku
KVALIFIKÁCIE
POVINNÉ: Stredoškolský diplom a ekvivalent vyššieho vzdelania alebo jeden alebo viac rokov stáže v oblasti vzťahov s verejnosťou prax, ktorej kombinácia skúseností a školenia preukazuje znalosti v špecializovaných oblastiach na plnenie povinností vyššie. Schopnosť pracovať samostatne pri dodržiavaní termínov, preukázané organizačné schopnosti so zmyslom pre detail a precíznu prácu.
PREDÁVANÉ: Titul pridruženého pracovníka. Viacjazyčné schopnosti.
FYZICKÉ NÁROKY
Minimálna fyzická námaha. Pri plnení povinností na tejto pozícii sa od zamestnanca často vyžaduje, aby sedel, komunikoval, dosahoval predmety a manipuloval s nimi. Pozícia vyžaduje mobilitu. Povinnosti zahŕňajú premiestňovanie materiálov do 10 libier na pravidelnom základe a do 25 libier na príležitostnej báze. Manuálna zručnosť a koordinácia si vyžadujú viac ako 70 % pracovného času pri obsluhe zariadení, ako je počítačová klávesnica, myš, kalkulačka a podobné stroje.
PRACOVNÉ PODMIENKY
Bežné pracovné podmienky v kancelárii. Hladina hluku v pracovnom prostredí je typická pre väčšinu kancelárskych prostredí. Príležitostné skoré ranné a večerné hodiny sú potrebné na prispôsobenie účasti v predĺžených úradných hodinách alebo na podporu externých podujatí.
ZODPOVEDNOSŤ ZA DOHĽAD
žiadne
PRIJATÝ DOHĽAD
Pracuje pod priamym dohľadom riaditeľov východného pobrežia.
Vyššie uvedený popis zahŕňa najdôležitejšie vykonávané povinnosti, ale nezahŕňa iné súvisiace príležitostné práce.
Ako sa prihlásiť: Pošlite svoj životopis na [email protected], predmet Asistent FOH / VIP Relations.