TITLE: Office Operations Assistant
ÚROVEŇ PRÁCE: Spolupracovník
HLÁSI SA: AVP, operácie
NACHÁDZA: NYC
PREHĽAD PRÁCE: Táto pozícia je zodpovedná za vytvorenie priateľskej, ústretovej a profesionálnej atmosféry v našej firemnej kancelárii Flatiron/Nomad pre všetkých klientov, návštevníkov a zamestnancov. Tento jednotlivec musí byť schopný vykonávať viacero úloh naraz, aby mohol presne zvládnuť každodenné povinnosti v kancelárskych prevádzkach a zároveň zvládať povinnosti pri prijímaní hostí. Office Operations Assistant je ušľachtilý, flexibilný, organizovaný, začínajúci človek, ktorý má vášeň pre to, čo robíme, a chce sa učiť a prispievať k tomu ICPVízia: „Inšpirovať našich klientov prostredníctvom kozmetických inovácií a rozprávania o luxuse.“ Ako pri všetkých pozíciách v ICP, aj táto úloha je zodpovedná podpora a udržiavanie vnútornej firemnej kultúry, ktorá podporuje základné hodnoty firmy: transparentnosť, uznanie, zodpovednosť a Komunikácia.
Hlavné zodpovednosti:
- Pozdravte návštevníkov (hostí, klientov, predajcov, dodávky) a pomôžte im s potrebami, vrátane ponuky občerstvenia, pomoci s uložením akýchkoľvek kabátov/vecí a poskytnutia smeru
- Poskytnite informácie pozitívnym profesionálnym spôsobom návštevníkovi alebo volajúcemu, vrátane včasného a zdvorilého odpovedania na hovory a e-maily
- Objednávajte, sledujte, organizujte a dopĺňajte kancelárske a špajzové potreby
- Spolupracujte naprieč oddeleniami pri poskytovaní podpory pre stretnutia vrátane objednávania jedla, koordinácie cestovných plánov, tvorby itinerárov a dokončovania rezervácií
- Podporte vedúcich pracovníkov pri riadení cestovných plánov a dokončovaní zúčtovania výdavkov
- Prijímať prichádzajúcu poštu a kuriérske balíky a zároveň poskytovať včasné upozornenia členom tímu NYC o návštevníkoch, dodávkach a balíkoch
- Udržiavajte reprezentatívny pracovný priestor našej luxusnej značky a krásnu otvorenú kanceláriu, vrátane udržiavania spoločných kancelárskych priestorov čistých, uprataných a organizovaných
- Primárny komunikátor so správou budovy alebo externými dodávateľmi na riešenie akýchkoľvek naliehavých problémov s kancelárskymi zariadeniami a/alebo problémov s pravidelnou údržbou
- Kancelárske rastliny zalievajte týždenne
- Kľúčový hráč pri organizovaní pravidelných kancelárskych podujatí na podporu pozývajúcej kancelárskej kultúry
Aby sa uchádzal o túto pozíciu, preferovaný kandidát bude mať:
- Uprednostňuje sa vysokoškolský titul
- 1+ ročná prax v príslušnej kancelárii alebo administratíve, vrátane praxe
- Výnimočné zručnosti v oblasti služieb klientom vrátane využitia pozitívneho, priateľského a otvoreného prístupu so všetkými kontaktmi
- Mimoriadna pozornosť venovaná detailom a precíznosti
- Vynikajúce organizačné schopnosti a overené výsledky pri plnení úloh
- Silné verbálne a písomné komunikačné schopnosti vrátane prípravy obchodnej korešpondencie
- Schopnosť budovať vzťahy, vrátane interakcie so všetkými úrovňami interných a externých spolupracovníkov
- Flexibilita a iniciatíva -- tímový hráč, ktorý je tiež vynaliezavý a schopný pracovať samostatne
- Vyleštené, profesionálne správanie v súlade s kultúrou a hodnotami ICP
- Schopnosť riešiť problémy, ako aj zachovať pokoj, ak veci nejdú hladko
- Strategické zručnosti v oblasti riadenia času, buďte spoľahliví a pohotoví
Kompenzácia zahŕňa konkurenčný plat, dotované zdravotné poistenie, spoločnosť sponzorovaná Life/LTD poistenie, plán sporenia 401 000 s vyrovnaním, veľkorysý plán PTO, profesionálny rozvoj a ďalšie.
Záujemcovia a kvalifikovaní kandidáti zašlite životopis na [email protected] s predmetom. riadok: “OOA – Aplikácia”
Ďalšie informácie nájdete na https://www.icperfumes.com/work-with-us/