SUCCARRA hľadá výkonného asistenta / manažéra kancelárie pre našu kanceláriu v New Yorku. Táto osoba bude pracovať priamo s riaditeľmi na širokej škále dôležitých návrhov, cestovania, plánovania, správy kancelárie, správy účtov a vzťahov s klientmi. Ide o náročnú a vzrušujúcu pozíciu, ktorá si vyžaduje výnimočné organizačné, komunikačné schopnosti a schopnosti riešiť problémy. Hľadáme človeka, ktorý je efektívny a proaktívny s výnimočným vkusom a akútnym zmyslom pre diskrétnosť.
Základné funkcie, výkonný asistent:
- Vykonávať zložité administratívne úlohy na vysokej úrovni
- Zverené veľmi dôverné/citlivé informácie
- Predvídať potreby riaditeľa a klienta a určiť potrebné opatrenia/zdroje
- Cvičte nezávislý úsudok a využívajte pokročilé schopnosti uvažovania. Očakáva sa široká miera kreativity a voľnosti
- Komunikujte efektívne, verbálne aj písomne
- Vytvorte denný plán vedenia, ktorý obsahuje kontaktné čísla, programy stretnutí a inú korešpondenciu
- Spravujte a dohliadajte na udalosti a fotenia v kancelárii. Zahŕňa koordináciu s budovou, predajcom a klientom, aby ste videli, že všetky kusy sú v súlade
- Vykonávať rôzne administratívne povinnosti ako je aktualizácia adresárov, faxovanie, kopírovanie, odosielanie/posielanie balíkov príp korešpondenciu a sledovanie v prípade potreby, korektúry, archiváciu, objednávanie dodávok a riadenie celej spoločnosti kalendárov
- Podľa potreby pracujte na ďalších úlohách
- Spravujte všetky vzťahy s klientmi, pohľadávky a záväzky.
- Spravujte správu účtov zákazníckych služieb s predajnými tímami v celej krajine.
Základné funkcie, vedúci kancelárie-recepčný
- Prijmite telefón a nasmerujte volajúcich na príslušného zamestnanca
- Prijímajte prichádzajúce denné dodávky
- Pozdravte prichádzajúcich hostí
- Udržiavajte kalendáre showroomov a konferenčných miestností
- Vykonávajte týždennú údržbu showroomov a konferenčných miestností, ako aj pred a po akýchkoľvek externých stretnutiach
- V prípade potreby nakupujte a aranžujte kvety do kancelárie a showroomu
- Spojte sa so správou budovy v otázkach údržby kancelárie
- Udržujte oblasť vzorky čistú, organizovanú a plne zásobenú
- Údržba kancelárskych tlačiarní
- Monitorujte a objednávajte kancelárske potreby
- Komunikujte príležitostné oznámenia HQ
Kvalifikácia:
- Extrémne vynaliezavý a flexibilný s prístupom k práci, ktorému sa darí v rýchlo sa meniacom prostredí
- Schopnosť pokojne pracovať pod tlakom a dodržiavať prísne termíny
- Veľká pozornosť venovaná detailom a schopnosť určovať priority v prostredí s viacerými úlohami
- Schopnosť dobre nasmerovať, ale aj schopnosť proaktívne pracovať a poskytovať sebariadenie
- Pokročilé zručnosti pri riešení problémov, ktoré preukazujú dobrý úsudok
- Vysoká profesionalita a bezúhonnosť
- Vynikajúce písomné a verbálne komunikačné schopnosti
- Najlepšie absolventka vysokoškolského programu Fashion Based
- Uprednostňuje sa znalosť programov Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel
Ak sa chcete prihlásiť, pošlite svoj životopis spoločnosti Nash na adresu [email protected], predmet Výkonný asistent / manažér kancelárie.