DMA United hľadá výkonného asistenta na plný úväzok do našej kancelárie v TriBeCa/New York City. Výkonný asistent bude zodpovedný za všetky aspekty udržiavania kancelárskeho prostredia a udržiavania hladkého pracovného toku agentúry. To zahŕňa: celkové obchodné operácie pre agentúru: udržiavanie čistoty priestorov, nákup zásoby, doprava: pošta, messenger, nocľah, špeciálne projekty: sviatočné darčeky pre klientov, kancelárska večera/narodeniny zamestnancov a udalosti.
Ideálnym kandidátom je vysoko inteligentný samozačiatočník s prístupom „urob to“ a vášňou pre výsledky. Skutočný profesionál s vycibreným vzhľadom, úprimnou láskou a záujmom o módu a skúsenosťami a chuťou pracovať s kreatívnymi ľuďmi. Ak ste organizovaný a orientovaný na detaily, prihláste sa.
Zodpovednosti sú v nasledujúcich kategóriách:
KANCELÁRSKE PROSTREDIE
- Denne otvorte kanceláriu a zabezpečte, aby bolo všetko pripravené na pracovný deň.
- Udržujte kuchyňu, konferenčné priestory, kúpeľne a všetky zásoby (výtvarné oddelenie, kancelária, upratovanie, kuchyňa).
- Pripravte sa na interné stretnutia (nastavte projektor), uistite sa, že konferenčné stolíky sú čisté a dostupné na použitie.
- Pozdravte všetkých klientov/hostí a poskytnite príjemné skúsenosti s prácou s agentúrou.
- Spravujte všetky kancelárske služby a externých predajcov: kvety, inštalatérstvo, maľovanie, upratovanie ľudí, okná atď.
ROZVRH:
- Spravujte celkový rozvrh kancelárie, špeciálne pre generálneho riaditeľa.
VEDENIE KNIHY
- Správa nákupných objednávok.
- Evidencia všetkých právnych a obchodných dokumentov – o každom urobte digitálny záznam.
- Spravujte drobné a bankové operácie.
- Spravujte messenger, FedEx, triedte a distribuujte prichádzajúcu poštu.
IT
- Oboznámte sa s pracovným postupom všetkých kancelárskych technológií: prístup na internet, telefón, Wi-Fi, databáza.
- Rozhranie s IT osobou s problémami, aktualizáciami atď.
- Spravujte obchodné mobilné účty pre starších partnerov/zamestnancov
TELEFÓN
Primárna zodpovednosť za riadenie/vybavovanie všetkých prichádzajúcich telefónnych hovorov, prijímanie správ, kontrolu hlasových správ a podľa potreby sledovanie.
- Pomôžte s telefonickým kontaktom na žiadosť vyššieho manažmentu.
Skúsenosti a kvalifikácia:
- Bakalársky titul
- Uprednostňuje sa minimálne 1-2 roky súvisiacej administratívnej podpory/módnej alebo marketingovej praxe
- Silné medziľudské a komunikačné schopnosti ústne aj písomne.
- Ideálny kandidát by mal mať skúsenosti/pochopenie: luxusných lifestylových značiek.
- Prehľadné, inovatívne a dobre sa prispôsobuje dynamickému a rýchlemu prostrediu.
- Silné znalosti Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Aplikačný proces:
Pošlite e-mail na adresu [email protected] s „Asistentom výkonného“ v predmete.
- Pokračovať.
- Sprievodný list vrátane vašich relevantných skúseností a požiadaviek na kompenzáciu.