Názov: Office Assistant, LA
Hlásenie pozície pre: Manažér, LA a vedúci účtu, LA
Základná funkcia: Pomáhať tímu LA pri údržbe kancelárií a bi-pobrežnému VIP tímu pri koordinácii a uľahčovaní žiadostí a iniciatív celebrít pre vybraných klientov.
Základné povinnosti:
VIP koordinácia
- Uľahčite žiadosti a návraty celebrít
o Pozdravte stylistu a pomôžte im ťahať
- Všetky žiadosti by mali byť vopred schválené, aby ste vedeli, aké značky majú ponúkať
o Spíšte žiadosti o vzorky a vráťte vzorky
o Udržiavať si záznamy a informovať šéfov o všetkých pôžičkách po splatnosti - Spravujte všetok inventár a potreby prepravy
- Spravujte všetky výnosy a knihu pôžičiek každú noc
- Zvládnite logistiku LA pre predvádzaciu miestnosť
o Aktualizujte a udržiavajte zoznamy pre referencie celebrít
o Aktualizujte zoznam klebiet pre všetky celebrity KG
o Aktualizujte zoznamy stylistov a celebrít
o Aktualizujte zoznamy GPS a médií - Podporte VIP tím a dohliadajte na stážistov pri koordinácii týždenných darov celebrít
- Udržujte a zdieľajte kalendár všetkých vystúpení v tlači, pripravovaných filmov, festivalov a udalostí na červenom koberci na týždenných stretnutiach zamestnancov
- Posilnite vzťahy so stylistami a inými osobnosťami, ktoré ovplyvňujú celebrity
Koordinácia generálneho úradu
- Odpovedať na telefón
- Dostávajte poštu, organizujte všetky účty, ktoré chcete odoslať do financií
- Spravujte stážistov v LA
- Označte a znova označte všetky módne nálepky GPS
- Koordinujte všetky zásielky a poslov
- Denne sledujte vzhľad predvádzacej miestnosti vrátane výmeny vešiakov, organizovania regálov, opätovného zásobovania denimovej steny, narovnávania obuvi a spojok atď. s pomocou stážistov a tímu LA
- Zaistite, aby boli schôdze a schôdzky v kancelárii LA riadne uvítané, a potom ich vyčistite
- Upratujte kuchyňu/skrinky a uistite sa, že v chladničke sú pre hostí pripravené nápoje a občerstvenie (mango, mandle, horká čokoláda)
- Objednajte si kancelárske potreby a kontrolujte denne/týždenne, či máte vešiaky, papier, toner, toaletný papier atď.
- Pomáha s rôznymi dennými úlohami vrátane cestovania, vykazovania výdavkov, kalendára, rezervácií a ďalších rôznych osobných povinností
- Aktualizujte stylistu a obchodné kontakty v databáze
- Aktualizujte hlavný zoznam médií
- Koordinujte narodeninovú oslavu pre každého zamestnanca (s rastom bude každý mesiac) a rozošlite kartičku, ktorú môže každý podpísať
- Koordinujte odmeny za sezónu alebo výlety do spoločnosti
- Objednajte si kávu a jedlo podľa potreby
Kvalifikácia
- Minimálne 1 rok praxe alebo stáže v oblasti public relations v módnom priemysle, konkrétne vo VIP obliekaní
- Uprednostňuje sa bakalársky titul
- Výborné komunikačné a písacie schopnosti
- Schopnosť riadiť viacerých klientov a ich potreby
- Ovláda MS Word, Excel a Outlook
- Uprednostňuje sa oboznámenie sa s módami GPS, Celebrity Intelligence a IDS
Životopisy a motivačné listy v PDF zasielajte na adresu [email protected].