Nadácia pre vône je priemyselná organizácia, ktorá slúži svojim členským spoločnostiam ako zdroj odborných znalostí z priemyslu, inovácií a vzdelávania. Vášnivo oddaný zvyšovaniu povedomia a uznávania vône vo všetkých jej podobách. Do nášho úzkeho tímu hľadáme koordinátora.
Kľúčové zodpovednosti:
Kancelária
- Prijímajte telefóny a smerujte hovory
- Udržujte inventár kancelárskych potrieb určovaním úrovní zásob; predvídanie potrebných dodávok; zadávanie objednávok dodávok a overovanie prijatia dodávok
- Zaistite prevádzku kancelárskeho zariadenia a odstraňujte poruchy; zavolať opravu
- Pomáha pri aktualizácii a údržbe webových stránok a sociálnych médií
- Vybavte otázky zákazníkov
- Výskum a overovanie faktov o členstve a novinkách týkajúcich sa priemyslu
- Spravujte prezidentský kalendár plánovaním a plánovaním schôdzí, konferencií, konferenčných hovorov a cestovaním (podľa potreby)
- Sledujte príjmy a spravujte výdavky nadácie pomocou Bookkeeper
- Prepisujte, formátujte, vkladajte, upravujte, získavajte, kopírujte a prenášajte text, údaje a grafiku
- Údržba registračných systémov
Diania
Plánovanie a produkcia udalostí
- Agresívne zbierajte informácie o každom projekte, aby ste dosiahli kvalitnú produkciu udalostí
- Vykonávajte prieskum, navštevujte stránky a hľadajte zdroje, ktoré pomôžu zamestnancom rozhodovať o možnostiach udalostí
- Pomáha pri správe výroby na mieste a podľa potreby upratuje akcie
- Pripravte si menovky, materiál, zošity, balíčky, darčekové tašky, registračné zoznamy, sedacie karty a pod.
- Podľa potreby ukončite všetky udalosti
Správa udalostí:
- Pomáha pri príprave rozpočtov a poskytuje pravidelné správy o pokroku riaditeľom zamestnancov pre každý projekt akcie
- Sledujte financie udalostí vrátane žiadostí o kontrolu, fakturácie a hlásenia
- Koordinujte schôdzky a návštevy, aby ste videli náš priestor, a plánovanie udalostí v kalendári
- Podľa potreby pripravte a upravte zmluvy o udalostiach
- Vytvárajte a spravujte registračné procesy a potvrdenia
- Spolupracujte s členmi tímu na budovaní značky, logistike a ďalších podrobnostiach
- Usporiadajte zoznam pozvaných a sledujte RSVP
- Registrácia a privítanie hostí na mieste
Kvalifikácia:
- Vynikajúce komunikačné schopnosti vrátane písania, korektúry čítania a rozprávania
- Schopnosť riadiť viacero projektov a pracovných úloh od rôznych zamestnancov
- Vynikajúce medziľudské schopnosti osobne aj telefonicky, s vysokou profesionalitou
- Schopnosť realizovať projekty s malým dohľadom
- Fantastická etika zákazníckych služieb a vysoké očakávania od kvality
- Preferovaný bakalársky titul; tento titul môže nahradiť významná pracovná skúsenosť
- Minimálne 1 rok skúseností s administratívnym riadením kancelárie
- Minimálne 1 rok skúseností s koordináciou špeciálnych udalostí
- Ovláda iMac, iPad a iPhone pomocou najnovších verzií fúzií Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access a Mail; e -mailové a webové vyhľadávanie
Uplatňovať: Životopis a motivačný list pošlite na adresu [email protected]
Konečný termín: Piatok 20. novembra 2015