DMA United ищет постоянного исполнительного помощника для нашего офиса в Трайбека / Нью-Йорк. Исполнительный помощник будет отвечать за все аспекты поддержания офисной среды и обеспечения бесперебойного рабочего процесса в агентстве. Это включает в себя: общие бизнес-операции агентства: поддержание чистоты в помещениях, закупки. расходные материалы, доставка: почта, курьер, ночевка, специальные проекты: праздничные подарки для клиентов, офисный ужин / дни рождения сотрудников и события.
Идеальный кандидат - это очень умный человек, стремящийся к работе, с принципом «сделай дело» и страстным желанием добиться результатов. Настоящий профессионал с безупречной внешностью, искренней любовью и интересом к моде, а также опытом и желанием работать с творческими людьми. Если вы организованы и ориентированы на детали, подавайте заявку.
Обязанности относятся к следующим категориям:
ОФИСНАЯ СРЕДА
- Открывайте офис ежедневно и следите за тем, чтобы все было готово к рабочему дню.
- Поддержите кухню, конференц-залы, ванные комнаты и все необходимые принадлежности (художественный отдел, офис, уборка, кухня).
- Подготовьтесь к внутренним встречам (установите проектор), убедитесь, что столы для переговоров чистые и доступны для использования.
- Поприветствуйте всех клиентов / гостей и поделитесь приятным опытом работы с агентством.
- Управляйте всеми офисными услугами и внешними поставщиками: цветы, сантехника, покраска, уборка людей, окна и т. Д.
РАСПИСАНИЕ:
- Управляйте общим расписанием офиса, особенно для генерального директора.
БРОНИРОВАТЬ
- Управляйте заказами на закупку.
- Хранение всех юридических и деловых документов - сделайте цифровую запись каждого.
- Управляйте мелкой наличностью и банковскими операциями.
- Управляйте мессенджерами FedEx, сортируйте и распределяйте входящую почту.
ЭТО
- Ознакомьтесь с порядком работы всей необходимой офисной техники: доступа в Интернет, телефона, Wi-Fi, базы данных.
- Связь с ИТ-специалистом с проблемами, обновлениями и т. Д.
- Управление корпоративными учетными записями сотовой связи для старших партнеров / сотрудников
ТЕЛЕФОН
Основная ответственность за управление / обработку всех входящих телефонных звонков, прием сообщений, проверку голосовой почты и последующие действия по мере необходимости.
• Помощь с телефонными контактами по запросу высшего руководства.
Опыт и квалификация:
- Степень бакалавра
- Желательно как минимум 1-2 года соответствующей административной поддержки / моды или опыта в маркетинге
- Сильные межличностные и коммуникативные навыки как в устной, так и в письменной форме.
- Идеальный кандидат должен иметь опыт / понимание брендов роскошного образа жизни.
- Информативный, инновационный и хорошо адаптирующийся к динамичной и быстро меняющейся среде.
- Сильные навыки работы с Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Прикладной процесс:
Отправьте электронное письмо по адресу[email protected] с «Помощником руководителя» в теме.
- Продолжить.
- Сопроводительное письмо с указанием вашего соответствующего опыта и требований к компенсации.