Paul Wilmot Communications ищет штатного оплачиваемого стажера для оказания административной поддержки директорам агентства. Подробно ориентированный, безупречно организованный кандидат на эту роль будет нести ответственность за поддержание должности директора. календари, планирование встреч и координация поездок, а также решение других возникающих административных потребностей ежедневно.
Обязанности включают:
- Обеспечьте организованный ежедневный график и рабочий процесс для исполнительной группы.
- Управляйте календарями руководителей, планируя все встречи и личные встречи по запросу и контролируя их до завершения
- Подготовить информационные материалы для каждой встречи, включая выполнение необходимых исследований, информацию о компании и биографии участников встречи.
- Организуем все поездки
- Управляйте расходами - отправляйте отчеты о расходах, отслеживайте выплаты и т. Д.
- Приветствуйте всех гостей на встречи, сопровождая их в соответствующие места для встреч и надев пальто, а также заранее подготовив напитки / еду.
- Выполнение любых дополнительных административных задач, требуемых от руководителей
- Будьте в курсе событий и приоритетов компании, держите руку на пульсе потребностей организации
- Прикрывайте телефоны / мессенджеров / ресепшн, когда помощник офис-менеджера находится на обеде / в туалете / вне помещения, а офис-менеджер недоступен
- Координируйте предварительные просмотры прессы в масштабе всего агентства, работая вместе с командами по работе с клиентами, чтобы обеспечить успешную посещаемость и узнаваемость бренда
Профессиональные требования:
- Невероятно детализированный и организованный
- Хорошо работает под давлением
- Проактивный. Проактивный. Проактивный.
- Активный человек с менталитетом: `` нет задачи - слишком большой или слишком маленький ''
- Высококвалифицированный коммуникатор (по электронной почте, лично и т. Д.)
- Оптимистичный и энергичный
- Возможность одновременно выполнять несколько задач и расставлять приоритеты соответственно
Чтобы подать заявку: отправьте свое резюме по адресу [email protected].