Imagine oferită de SHADES OF GREY
NUANȚE DE GRI, o companie de producție de fotografii și evenimente de modă, angajează un asistent de birou cu jumătate de normă care va avea sediul în biroul său din DUMBO Brooklyn, New York.
Aceasta este o funcție cu jumătate de normă la 3 zile pe săptămână și include responsabilitatea pentru asistența cu operațiunile desfășurate de agenție. Poziția va implica munca practică cu proprietarul agenției și raportarea la acesta.
Responsabilitățile principale ale postului includ:
- Sprijinirea operațiunilor agenției în rol administrativ
- Supravegheați și mențineți sistemele de înregistrare de birou, atât fizice, cât și digitale, asigurând paritatea fizică / digitală
- Supravegheați corespondența de birou - intrare și ieșire, tipărire poștală, articole FedEx, după cum este necesar
- Preiați proiecte interne de agenție: actualizarea și întreținerea conținutului agenției arhiva digitală, conturi de socializare, buletin informativ, site web
- Interfață între proprietarul agenției, consultanță juridică și financiară, după caz
- Supravegheați conturile regulate de servicii ale companiei, inclusiv FedEx, messenger, telefon, internet etc.
- Păstrați lista de materiale de birou și numărul de materiale de birou, comandați după cum este necesar
- Asistență administrativă personală proprietarului, după cum este necesar
Candidatul ideal pentru această funcție va deține:
- Adevărată pasiune pentru organizare și consecvență - plăcere în dezvoltarea, aderarea la, punerea în aplicare și îmbunătățirea continuă operațională standarde (de la denumirea fișierelor și protocolul de arhivare, până la dezvoltarea de șabloane cu sisteme de fonturi consistente pentru etichetele din folderele din cabinet)
- Abilități formale excelente de comunicare în afaceri, atât verbale, cât și scrise
- Judecată și etică profesională, precum și perspicacitate și discreție în afaceri
- Abilități analitice puternice și atenție obsesivă la detalii - posibilitatea de a identifica rapid informațiile cheie, discrepanțele, actualizările și diferențele într-un mediu de informații cu volum mare
- Aptitudine extremă în distilarea, organizarea și prezentarea eficientă a informațiilor - inclusiv crearea de prezentări, agende, și foi de calcul care sunt la fel de eficiente în comunicarea informațiilor cheie către clienți, furnizori și parteneri pe cât de frumoase
- Un ochi pentru claritate și design curat și simplu - cineva care este foarte conștient de aspectul și simțul pe toate canalele de comunicare
- Adevărată nativitate digitală - observați diferența dintre un PDF de 100 MB și 6 MB și aflați când fiecare este adecvat
- Abilitatea de a face mai multe sarcini rațional - menține mai multe inițiative în desfășurare într-un mod organizat care poate fi comunicat rapid echipei
- Abilitatea de a stabili priorități și de a delega pe baza imediatității - evaluarea volumului de muncă curent și stabilirea de priorități pe bază conștientizarea contextuală a termenelor limită ale clienților, a termenelor situaționale de rupere a tranzacțiilor și a priorităților interne
- Abilitatea de a vă actualiza proactiv atât supervizorul, cât și rapoartele directe
- Stăpânirea completă a Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, inclusiv formatarea și funcționalitatea avansată
- Stăpânirea completă a Mac OS și iOS
- Competență în Adobe Creative Suite
- Diplomă de licență cu experiență relevantă în muncă și / sau stagiu
Compensația este proporțională cu experiența.
Sunt necesare cel puțin trei referințe profesionale și vor fi contactate.
Vă rugăm să trimiteți CV-ul PDF împreună cu o scurtă descriere a interesului și experienței relevante către [email protected], linia de subiect "Asistent de birou cu jumătate de normă. "
Pentru mai multe informatii va rugam vizitati www.shadesofgrey.co și urmăriți activitatea agenției pe Instagram la @shadesofgreyco.