DMA United caută un asistent executiv cu normă întreagă pentru biroul nostru din TriBeCa/New York City. Asistentul executiv va fi responsabil pentru toate aspectele menținerii mediului de birou și menținerea unui flux de lucru fluid pentru agenție. Aceasta include: operațiuni generale de afaceri pentru agenție: menținerea curățeniei sediului, achiziționarea rechizite, transport: poștă, messenger, peste noapte, Proiecte speciale: cadouri de sărbători pentru clienți, cina la birou/aniversarile personalului și evenimente.
Candidatul ideal este un autoîncepător extrem de inteligent, cu o atitudine de „termină” și o pasiune pentru rezultate. Un adevărat profesionist cu un aspect șlefuit, o dragoste sinceră și interes pentru modă și experiența și dorința de a lucra cu oameni creativi. Dacă sunteți organizat și orientat către detalii, vă rugăm să aplicați.
Responsabilitățile sunt în următoarele categorii:
MEDIUL BIROULUI
- Deschideți biroul zilnic și asigurați-vă că totul este pregătit pentru ziua de lucru.
- Menține bucătăria, zonele de conferințe, băile și toate rechizitele stocate (Departamentul de artă, birou, curățenie, bucătărie).
- Pregătiți-vă pentru întâlniri interne (instalați proiectorul), asigurați-vă că mesele de conferințe sunt curate și disponibile pentru utilizare.
- Salutați toți clienții/oaspeții și oferiți o experiență primitoare de lucru cu agenția.
- Gestioneaza toate serviciile de birou si furnizorii externi: flori, instalatii sanitare, vopsitorie, curatenie oameni, geamuri etc.
PROGRAMA:
- Gestionați programul general al biroului, în special pentru CEO.
ȚINEREA CARTELOR
- Gestionați comenzile de achiziție.
- Depozitarea tuturor documentelor juridice și de afaceri – faceți o înregistrare digitală a fiecăruia.
- Gestionați numerarul și operațiunile bancare.
- Gestionați mesagerii, FedEx, sortați și distribuiți corespondența primită.
ACEASTA
- Familiarizați-vă cu procedura de lucru a tuturor tehnologiilor relevante de birou: acces la internet, telefon, Wi-Fi, bază de date.
- Interfață cu persoana IT cu probleme, actualizări etc.
- Gestionați conturile celulare de afaceri pentru partenerii/angajații seniori
TELEFON
Responsabilitatea principală de a gestiona / gestiona toate apelurile telefonice primite, de a prelua mesaje, de a verifica mesajele vocale, de a urmări după cum este necesar.
- Asistență telefonică, conform solicitării managementului superior.
Experienta si calificari:
- Licențiat
- Se preferă minimum 1-2 ani de suport administrativ/modă sau experiență în marketing
- Abilități interpersonale și de comunicare puternice atât oral cât și scris.
- Candidatul ideal ar avea experiență/înțelegere despre: mărci de stil de viață de lux.
- Perspicac, inovator și se adaptează bine unui mediu dinamic și cu ritm rapid.
- Cunoștințe solide Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Procesul de aplicare:
Vă rugăm să trimiteți prin e-mail următoarele la [email protected] cu „Asistent executiv” în subiect.
- Relua.
- Scrisoarea de intenție care include experiența dumneavoastră relevantă și cerințele de compensare.