Paul Wilmot Communications caută un stagiar plătit cu normă întreagă pentru a oferi sprijin administrativ directorilor agenției. Candidatul orientat spre detalii, organizat impecabil în acest rol va fi responsabil cu menținerea directorului calendare, programarea întâlnirilor și coordonarea călătoriilor și îngrijirea altor nevoi administrative care apar zilnic.
Responsabilitățile includ:
- Asigurați-vă un program organizat de zi cu zi și un flux de lucru pentru echipa executivă.
- Gestionați calendarele executivului, programând toate întâlnirile și angajamentele personale după cum vi se solicită și supravegheați-le până la finalizare
- Pregătiți materiale de informare pentru fiecare întâlnire, inclusiv finalizarea cercetărilor necesare, experiența companiei și bios-ul participanților la întâlnire
- Gestionează toate aranjamentele de călătorie
- Gestionați cheltuielile - trimiterea rapoartelor de cheltuieli, urmărirea rambursărilor etc.
- Salutați-i pe toți oaspeții pentru întâlniri, însoțiți-i în zonele de întâlnire adecvate și luați paltoane, precum și gestionați setarea cu băuturi / mâncare înainte
- Finalizați orice sarcini administrative suplimentare necesare executivilor
- Fiți la curent cu evenimentele și prioritățile companiei, ținând degetul pe pulsul nevoilor organizației
- Acoperiți telefoanele / mesagerii / recepția atunci când asistentul manager de birou este la prânz / folosește toaleta / oprit și Office Manager nu este disponibil
- Coordonează Previzualizările de presă la nivel de agenție, lucrând împreună cu echipe de cont pentru a asigura participarea cu succes și expunerea mărcii
Cerințele postului:
- Incredibil de orientat spre detalii și organizat
- Funcționează bine sub presiune
- Proactivă. Proactivă. Proactivă.
- Un primitor cu o mentalitate fără sarcină este prea mare sau prea mic
- Un comunicator extrem de calificat (prin e-mail, în persoană etc.)
- Optimist și cu energie ridicată
- Abilitatea de a jongla cu mai multe sarcini simultan și de a acorda prioritate în consecință
Pentru a aplica: Vă rugăm să trimiteți CV-ul la [email protected].