Imagem cortesia de SHADES OF GREY
TONS DE CINZA, uma empresa de eventos de moda e produção de fotos, está contratando uma assistente de escritório em meio período para trabalhar em seu escritório em DUMBO Brooklyn, Nova York.
Este é um cargo de meio período, 3 dias por semana, e inclui a responsabilidade de auxiliar nas operações contínuas da agência. O cargo envolverá trabalho prático e subordinado ao proprietário da agência.
As principais responsabilidades do trabalho incluem:
- Operações da agência de suporte em função administrativa
- Supervisionar e manter os sistemas de arquivamento do escritório, tanto físicos quanto digitais, garantindo a paridade física / digital
- Supervisionar a correspondência do escritório - entrada e saída, impressão de postagem, itens FedEx conforme necessário
- Assuma a liderança em projetos internos da agência: atualização e manutenção do arquivo digital do conteúdo da agência, contas de mídia social, boletim informativo, site
- Interface entre o proprietário da agência, assessoria jurídica e financeira, conforme necessário
- Supervisionar contas de serviço regulares da empresa, incluindo FedEx, messenger, telefone, internet, etc.
- Manter a lista de suprimentos de escritório e a contagem de suprimentos de escritório, reordenar conforme necessário
- Assistência administrativa pessoal ao proprietário, conforme necessário
O candidato ideal para esta posição deverá possuir:
- Verdadeira paixão pela organização e consistência - prazer em desenvolver, aderir, aplicar e melhorar continuamente o operacional padrões (desde a nomenclatura de arquivos e protocolo de arquivamento, até o desenvolvimento de modelos com sistemas de fontes consistentes para os rótulos nas pastas no gabinete)
- Excelentes habilidades de comunicação empresarial formal, tanto verbal quanto escrita
- Julgamento profissional e ética, bem como perspicácia empresarial e discrição
- Fortes habilidades analíticas e atenção obsessiva aos detalhes - sendo capaz de identificar rapidamente as principais informações, discrepâncias, atualizações e diferenças em um ambiente de alto volume de informações
- Aptidão extrema em destilar, organizar e apresentar informações de forma eficaz - incluindo a criação de apresentações, agendas, e planilhas que são tão eficazes na comunicação de informações importantes para clientes, fornecedores e parceiros quanto são bonitas
- Um olho para a clareza e um design limpo e simples - alguém que está bem ciente da aparência em todos os canais de comunicação
- O verdadeiro presépio digital - descubra a diferença entre um PDF de 100 MB e 6 MB e saiba quando cada um é apropriado
- Capacidade de multitarefa racionalmente - manter várias iniciativas em andamento de uma maneira organizada que pode ser rapidamente comunicada à equipe
- Capacidade de priorizar e delegar com base no imediatismo - avaliando a carga de trabalho atual e priorizando com base em sua consciência contextual de prazos de clientes, prazos situacionais de quebra de acordo e prioridades internas
- Capacidade de manter o seu supervisor e os subordinados diretos atualizados de forma proativa
- Domínio total do Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, incluindo formatação avançada e funcionalidade
- Domínio total do Mac OS e iOS
- Proficiência no Adobe Creative Suite
- Bacharelado com trabalho relevante e / ou experiência de estágio
A compensação é compatível com a experiência.
São necessárias no mínimo três referências profissionais, as quais serão contatadas.
Envie seu currículo em PDF junto com uma breve descrição de seu interesse e experiência relevante para [email protected], linha de assunto "Assistente de escritório em tempo parcial. "
Para mais informações por favor visite www.shadesofgrey.co e acompanhe o trabalho da agência no Instagram em @shadesofgreyco.