Título: Escritório e Coordenador de Pessoas
Relatórios de posição para: Presidente, Gerente de Finanças e Operações
Função básica: Auxiliar o Presidente e Gerente de Finanças e Operações na manutenção do escritório
Deveres essenciais:
- Atender e direcionar chamadas telefônicas
- Configuração e limpeza para todas as reuniões em salas de conferências / showrooms
- Atualizar lista mestre de mídia e contatos comerciais no banco de dados
- Atualizar o deck de recursos trimestralmente e a lista de clientes conforme necessário
- Prepare documentos para novos negócios, incluindo decks de recursos e propostas de negócios
- Gerenciar as operações do escritório (pessoalmente e virtualmente), o que inclui, mas não está limitado a: organização da programação da limpeza, pedido de suprimentos de escritório, gerenciamento de equipamentos de escritório (computadores, impressoras, etc)
- Atue como ponto de contato para o escritório com a gestão do edifício e agendamento de trabalhos quando necessário, como transportadores, eletricistas, serralheiros, etc.
- Encomende presentes e flores para editores e clientes
- Consultas comerciais recebidas diretas através do endereço de e-mail geral do Grupo Krupp
- Receba correspondência do escritório, classifique e distribua de acordo
- Coordenar e-mail, telefone, chave do escritório e espaço de mesa configurado para novos funcionários
- Consultas de emprego e estágio recebidas diretas
- Atualizar vários documentos do Grupo Krupp e manter a organização do servidor
- Trabalhe com a equipe Krupp para manter o calendário de eventos Krupp
- Prepare iPads e / ou pacote da empresa para novas reuniões de negócios
- Auxiliar o presidente em várias tarefas diárias, incluindo viagens, relatórios de despesas, reservas e outras tarefas pessoais diversas
- Gerenciar e agendar compromissos para a agenda do presidente, incluindo teleconferências, reuniões, refeições e eventos com equipes internas e externas
- Ajude o presidente e equipes internas para a semana de moda, eventos para clientes, previews de imprensa e outros projetos
- Peça café e refeições para o presidente conforme necessário
- Envie e-mails diários com links de notícias
- Compilar, criar e enviar boletins informativos trimestrais da empresa
- Gerenciar e curar conteúdo para canais sociais de KG
o Criar conteúdo e gerenciar KG Instagram
o Revamp KG's LinkedIn - Supervisionar o programa de estágio
o Desenvolver e executar a estratégia e o processo de recrutamento de estagiários do início ao fim, incluindo a redação de descrições, postagem, obtenção de candidatos, agendamento, entrevistas, extensão de oferta e integração
o Gerenciar toda a comunicação interna e coordenar as respectivas aulas, eventos / workshops
o Servir como ponto de referência para estagiários para consultas gerais, bem como gerenciar assuntos delicados, incluindo problemas de desempenho e reclamações conforme necessário e escalar conforme apropriado - Faça parceria com o RH para desenvolver e gerenciar uma variedade de iniciativas de cultura e engajamento para ajudar a promover um ambiente de trabalho positivo e produtivo
- Coordenar atividades relacionadas à equipe, como formação de equipe, passeios em equipe, iniciativas de voluntariado, aniversários e festas de fim de ano
Qualificações
- Interesse genuíno por moda e relações públicas
- Habilidades excepcionais de comunicação e escrita preferidas
- Bem versado nos seguintes aplicativos de software: Word, Excel, Powerpoint e Outlook
- Capacidade de se adaptar, priorizar e trabalhar rapidamente em vários projetos em prazos condensados
- Organizado e capaz de trabalhar com direção mínima e alto nível de discrição
- Experiência de mídia social e suíte Adobe preferida
Para se inscrever: Envie seus currículos e cartas de apresentação em PDF para [email protected], linha de assunto Coordenador de Escritório e Pessoas.