Título: Assistente de escritório, LA
Relatórios de posição para: Gerente, LA e Executivo de Contas, LA
Função básica: Auxiliar a equipe de LA na manutenção do escritório, bem como a equipe VIP da costa dupla na coordenação e facilitação de solicitações e iniciativas de celebridades para clientes selecionados.
Deveres essenciais:
Coordenação VIP
- Facilite solicitações e devoluções de celebridades
o Cumprimente o estilista e ajude-o a puxar
- Todas as solicitações devem ser pré-aprovadas para que você saiba quais marcas oferecer
o Solicitações de amostra de redação e devoluções de amostra de check-in
o Manter o histórico e informar os chefes de quaisquer empréstimos vencidos - Gerenciar todas as necessidades de estoque e envio
- Gerenciar todas as devoluções e o livro de formulários de empréstimo todas as noites
- Lidar com a logística de LA para showroom
o Atualizar e manter listas para referência de celebridades
o Atualizar lista de fofocas para todas as explosões de celebridades do KG
o Atualizar listas de estilistas e celebridades
o Atualizar listas de GPS e mídia explosiva - Apoie a equipe VIP e supervisione os estagiários na coordenação de presentes semanais de celebridades
- Manter e compartilhar o calendário de todas as aparições na imprensa, próximos filmes, festivais e eventos do tapete vermelho em reuniões semanais de equipe
- Fortaleça o relacionamento com estilistas e outras celebridades influenciadoras
Coordenação Geral do Escritório
- Atender telefone
- Receba e-mail, organize todas as contas para enviar para o Financeiro
- Gerenciar estagiários de LA
- Identifique e etiquete novamente todos os adesivos de GPS da moda
- Coordenar todas as remessas e mensageiros
- Supervisione a aparência do showroom diariamente, incluindo a troca de cabides, organização de racks, reabastecimento de parede de denim, endireitar sapatos e embreagens, etc. com assistência de estagiários e equipe LA
- Certifique-se de que as reuniões e compromissos no escritório de Los Angeles sejam devidamente recebidos e limpos depois
- Arrume a cozinha / armários e certifique-se de que a geladeira está abastecida com bebidas e lanches para os hóspedes (manga, amêndoas, chocolate amargo)
- Encomende materiais de escritório e verifique diariamente / semanalmente para se certificar de que temos cabides, papel, toner, papel higiénico, etc.
- Auxiliar em várias tarefas diárias, incluindo viagens, relatórios de despesas, calendário, reservas e outras tarefas pessoais diversas
- Atualizar estilista e contatos de negócios no banco de dados
- Atualizar lista de mídia mestre
- Coordene um presente de aniversário para cada funcionário (conforme crescermos, ele se tornará mensal) e distribua um cartão para que todos assinem
- Coordenar mimos da temporada de premiações ou saídas da empresa
- Peça café e refeições conforme necessário
Qualificações
- Pelo menos 1 ano de experiência, ou estágios, em relações públicas na indústria da moda, especificamente em vestimentas VIP
- Graduação preferencial
- Excelentes habilidades de redação e comunicação
- Capacidade de gerenciar vários clientes e suas necessidades
- Proficiente em MS Word, Excel e Outlook
- Familiaridade com Fashion GPS, Celebrity Intelligence e IDS é preferível
Currículos e cartas de apresentação em PDF devem ser enviados por e-mail para [email protected].