Zdjęcie dzięki uprzejmości SHADES OF GREY
ODCIENIE SZAROŚCI, firma zajmująca się imprezami modowymi i produkcją zdjęć, zatrudnia asystenta biurowego w niepełnym wymiarze godzin, który ma pracować w biurze w DUMBO Brooklyn w stanie Nowy Jork.
Jest to stanowisko w niepełnym wymiarze godzin przez 3 dni w tygodniu i obejmuje odpowiedzialność za pomoc w bieżących operacjach agencji. Stanowisko będzie wiązało się z praktyczną pracą z właścicielem agencji i raportowaniem do niego.
Podstawowe obowiązki zawodowe obejmują:
- Wspieraj działania agencji w roli administracyjnej
- Nadzoruj i utrzymuj biurowe systemy akt, zarówno fizyczne, jak i cyfrowe, zapewniając parytet fizyczny/cyfrowy
- Nadzorowanie przesyłek biurowych - przychodzące i wychodzące, drukowanie przesyłek pocztowych, przesyłki FedEx w razie potrzeby
- Przejmij kierownictwo nad wewnętrznymi projektami agencji: aktualizacja i utrzymanie cyfrowego archiwum treści agencji, kont w mediach społecznościowych, newslettera, strony internetowej
- Interfejs między właścicielem agencji, doradztwem prawnym i finansowym w razie potrzeby
- Nadzoruj regularne konta usług firmowych, w tym FedEx, messenger, telefon, internet itp.
- Utrzymuj listę materiałów biurowych i liczbę materiałów biurowych, w razie potrzeby zamawiaj ponownie
- Osobista pomoc administracyjna dla właściciela w razie potrzeby
Idealny kandydat na to stanowisko będzie posiadał:
- Prawdziwa pasja do organizacji i spójności — radość z rozwijania, przestrzegania, egzekwowania i ciągłego doskonalenia operacyjnego standardów (od nazewnictwa plików i protokołu archiwizacji, po opracowywanie szablonów ze spójnymi systemami czcionek dla etykiet na folderach w gabinet)
- Doskonałe umiejętności formalnej komunikacji biznesowej, zarówno werbalnej, jak i pisemnej
- Zawodowy osąd i etyka oraz zmysł biznesowy i dyskrecja
- Silne zdolności analityczne i obsesyjna dbałość o szczegóły — umiejętność szybkiego identyfikowania kluczowych informacji, rozbieżności, aktualizacji i różnic w środowisku informacyjnym o dużej objętości
- Ekstremalne umiejętności w zakresie destylacji, organizowania i efektywnego prezentowania informacji — w tym tworzenia prezentacji, agendy, oraz arkusze kalkulacyjne, które są równie skuteczne w przekazywaniu kluczowych informacji klientom, dostawcom i partnerom, jak są piękne
- Dbanie o przejrzystość oraz czysty i prosty design — ktoś, kto jest bardzo świadomy wyglądu i stylu we wszystkich kanałach komunikacji
- Prawdziwa cyfrowa szopka — dostrzeż różnicę między plikami PDF o wielkości 100 MB i 6 MB i dowiedz się, kiedy każdy z nich jest odpowiedni
- Umiejętność racjonalnej wielozadaniowości — utrzymywanie wielu bieżących inicjatyw w zorganizowany sposób, który można szybko zakomunikować zespołowi
- Możliwość ustalania priorytetów i delegowania w oparciu o natychmiastowość — ocena bieżącego obciążenia pracą i ustalanie priorytetów na podstawie na twojej kontekstowej świadomości terminów klientów, sytuacyjnych terminów łamania zleceń i wewnętrznych priorytetów
- Możliwość proaktywnego aktualizowania zarówno przełożonego, jak i bezpośrednich podwładnych
- Pełne opanowanie Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, w tym zaawansowane formatowanie i funkcjonalność
- Pełne opanowanie Mac OS i iOS
- Biegłość w Adobe Creative Suite
- Licencjat z odpowiednim doświadczeniem zawodowym i/lub stażowym
Wynagrodzenie jest współmierne do doświadczenia.
Wymagane są co najmniej trzy profesjonalne referencje, z którymi się skontaktujemy.
Prześlij swoje CV w formacie PDF wraz z krótkim opisem zainteresowań i odpowiedniego doświadczenia do [email protected], wiersz tematu "Asystentka w niepełnym wymiarze godzin”.
Aby uzyskać więcej informacji prosimy odwiedzić www.shadesofgrey.co i śledź pracę agencji na Instagramie pod adresem @shadesofgreyco.