Linder Nowy Jork to luksusowa firma odzieżowa z siedzibą w Lower East Side, która jesienią tego roku otwiera naszą pierwszą stacjonarną lokalizację w Soho. Poszukujemy administratora biura w niepełnym wymiarze godzin, który cieszy się szybkim i wieloaspektowym środowiskiem pracy z wcześniejszym doświadczeniem zawodowym i zainteresowaniem pracą w niezależnej firmie.
Cel i zakres: Asystować przy funkcjach administracyjnych.
KLUCZOWE OBOWIĄZKI:
• Zarządzanie przychodzącymi połączeniami telefonicznymi i wiadomościami, odpowiadanie na podstawowe prośby o informacje oraz aktualizowanie kalendarza w trybie dziennym, tygodniowym i miesięcznym; w tym wszystkie terminy, spotkania i połączenia konferencyjne.
• Zarządzaj kalendarzem, w tym planowaniem spotkań/spotkań (lokalny, poza siedzibą, za granicą), potwierdzanie uczestników przed spotkaniami, przygotowywanie dokumentów ze spotkań i rezerwowanie odpowiedniej przestrzeni/wsparcia narzędzia.
• Twórz dzienny plan podróży, który zawiera numery umów, miejsca spotkań itp. Uczestnicz w spotkaniach i rób notatki w razie potrzeby.
• Tworzenie notatek, planów spotkań i arkuszy kalkulacyjnych; aktualizować schemat organizacyjny.
• Rejestruj wszystkie urlopy, czasy osobiste i zwolnienia chorobowe dla wydziału i koordynuj wszystkie ustalenia dotyczące podróży.
• Tworzenie raportów wydatków dla menedżerów
• Odpowiedzialny za ogólne zarządzanie fakturami i kodowanie.
• Zarządzanie wszystkimi przychodzącymi i wychodzącymi przesyłkami kurierskimi i kurierskimi dla całego działu. Skonsoliduj wysyłkę, aby obniżyć koszty.
• Pomoc przy specjalnych projektach, które są przypisane, takie jak roczne segregatory przeglądowe, podręczniki procesów i różne inne projekty analityczne.
• Ogólne zadania administracyjne, takie jak drukowanie, segregowanie, wysyłanie pocztą, śledzenie wykorzystania materiałów biurowych.
• Ogólne zadania związane z zarządzaniem biurem, takie jak rejestry frekwencji w działach, szczytowe okresy wakacyjne / zasięg letni kalendarz, administracja polityką pracowniczą i obsługa obiektów (tj. problemy z komputerem/systemem/wnioski o pomoc techniczną i śledzić.)
KWALIFIKACJE:
• Preferowany stopień naukowy.
• Minimum 2 lata doświadczenia w zakresie wsparcia administracyjnego w kreatywnym/dynamicznym środowisku, najlepiej na poziomie kierowniczym.
• Biegłość w programach Word i Excel: iWork
• Silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej; w tym umiejętność komunikowania się z innymi w profesjonalny sposób.
• Potrafi szybko dostosować się do zmieniających się wymagań biznesowych.
• Ustal priorytety, dotrzymuj terminów i postępuj zgodnie z nimi.
APLIKOWAĆ: Prześlij swój profil online przez www. StyleCareers.com lub e-mail wznowić do Dillon w [email protected].