Tytuł: Koordynator Biura i Osób
Raporty o pozycji do: Prezes, Kierownik ds. Finansów i Operacji
Podstawowa funkcja: Aby pomóc Prezesowi i Kierownikowi ds. Finansów i Operacji w utrzymaniu biura
Niezbędne obowiązki:
- Odbieraj i kieruj przychodzące połączenia telefoniczne
- Przygotowanie i sprzątanie wszystkich spotkań w sali konferencyjnej/salonach
- Zaktualizuj główną listę mediów i kontakty biznesowe w bazie danych
- W razie potrzeby aktualizuj zestawienie możliwości i listę klientów kwartalnie
- Przygotuj dokumenty dla nowej działalności, w tym zestawienia możliwości i propozycje biznesowe
- Zarządzaj operacjami biurowymi (zarówno osobiście, jak i wirtualnie), co obejmuje między innymi: organizowanie harmonogramu sprzątacza, zamawianie materiałów biurowych, zarządzanie sprzętem biurowym (komputery, drukarki itp.)
- Działaj jako punkt kontaktowy dla biura z zarządzaniem budynkiem i planowaniem pracy w razie potrzeby, np. Przeprowadzki, elektrycy, ślusarze itp.
- Zamów prezenty i kwiaty dla redaktorów i klientów
- Bezpośrednie przychodzące zapytania biznesowe za pośrednictwem ogólnego adresu e-mail Krupp Group
- Odbieraj pocztę biurową, sortuj i rozdaj odpowiednio
- Koordynuj konfigurację poczty e-mail, telefonu, klucza do biura i miejsca na biurku dla nowych pracowników
- Bezpośrednie przychodzące zapytania o pracę i staż
- Aktualizuj różne dokumenty Krupp Group i utrzymuj organizację serwerów
- Współpracuj z zespołem Kruppa, aby utrzymać kalendarz wydarzeń Kruppa
- Przygotuj iPady i/lub pakiet firmowy na nowe spotkania biznesowe
- Pomagaj Prezydentowi w różnych codziennych zadaniach, w tym w podróżach, raportowaniu wydatków, rezerwacjach i innych różnych obowiązkach osobistych
- Obsługuj i planuj spotkania w kalendarzu prezydenta, w tym połączenia konferencyjne, spotkania, posiłki i wydarzenia z zespołami wewnętrznymi i zewnętrznymi
- Pomóż prezesowi i zespołom wewnętrznym podczas tygodnia mody, wydarzeń dla klientów, pokazów prasowych i innych projektów
- Zamów kawę i posiłki dla prezydenta według potrzeb
- Wysyłaj codziennie e-maile z linkami do wiadomości
- Kompiluj, twórz i wysyłaj kwartalne biuletyny firmowe
- Zarządzaj treścią i zarządzaj nią w kanałach społecznościowych KG
o Twórz treści i zarządzaj Instagramem KG
o Zmodernizuj LinkedIn KG - Nadzoruj program praktyk
o Opracuj i wykonuj strategię i proces rekrutacji stażystów od początku do końca, w tym sporządzanie opisów, publikowanie, pozyskiwanie kandydatów, planowanie, rozmowy kwalifikacyjne, rozszerzenie oferty i onboarding
o Zarządzaj całą komunikacją wewnętrzną i koordynuj odpowiednie zajęcia, wydarzenia/warsztaty
o Służyć jako osoba punktowa dla stażystów do ogólnych zapytań, a także zarządzać wrażliwymi sprawami, w tym problemami z wydajnością i skargami, w razie potrzeby i eskalować w razie potrzeby - Współpracuj z działem HR, aby rozwijać i zarządzać różnymi inicjatywami dotyczącymi kultury i zaangażowania, aby wspierać pozytywne i produktywne środowisko pracy
- Koordynuj działania związane z zespołem, takie jak budowanie zespołu, wyjazdy zespołowe, inicjatywy wolontariackie, urodziny i imprezy świąteczne
Kwalifikacje
- Prawdziwe zainteresowanie modą i public relations
- Preferowane wyjątkowe umiejętności komunikacji i pisania
- Dobrze orientuje się w następujących aplikacjach: Word, Excel, Powerpoint i Outlook
- Możliwość szybkiej adaptacji, priorytetyzacji i pracy nad wieloma projektami w skróconych ramach czasowych
- Zorganizowana i zdolna do pracy przy minimalnym ukierunkowaniu i dużej dyskrecji
- Preferowane media społecznościowe i środowisko Adobe Suite
Aby złożyć wniosek: Wyślij swoje CV i listy motywacyjne w formacie PDF do [email protected], wiersz tematu Koordynator Biura i Osób.