Vårt travle, klientfokuserte kontor trenger en pålitelig, godt organisert deltids Office Manager for å håndtere den daglige driften med fokus på effektivitet og tidsstyring. Kontorsjefen ville komme inn en gang i uken for å møte seniorpersonalet. Kontorsjef vil også være ansvarlig for forholdet til faktureringsavdelingen for å sikre at kundene blir fakturert og betaler åpne fakturaer.
Kontorsjefen vil være ansvarlig for å utvikle kommunikasjonsprotokoller innen kontoret, effektivisere administrative prosedyrer, beholdningskontroll, tilsyn med kontorpersonell og delegering av oppgaver. Vi leter etter en energisk profesjonell som ikke har noe imot å bruke flere hatter.
Ansvaret inkluderer:
- bestilling av kontorrekvisita.
- sjekke alarmsystem / videokamera
- bistå grunnlegger med planlegging og vedlikehold av bøker med bokføreren
- bestille vann og mat til kontoret
- koordinere reparasjoner / nybygg
- sjekke rengjøringsmateriell
- regning betaler
- utforme arkivsystemer
- gjennomgå og godkjenne forsyningsrekvisisjoner
- tilordne og overvåke geistlige funksjoner
- organisere kvitteringer og klientregninger
- bistå grunnlegger med personlige behov som må koordineres (leveranser, personlige ærender osv.)
- gjennomgå all e -post / skanning og e -post korrespondanse når det er nødvendig
Kvalifikasjoner:
- Tilknyttet grad påkrevd (BA eller BS foretrukket)
- 3 år i kontoradministrasjon eller relativ rolle
- Erfaring med planlegging, budsjettering og lønn
- Komfortabelt med raske miljøer
- Teamorientert, "all hands-on deck" -innstilling, høy energi og entusiasme
- Sterk oppmerksomhet på detaljer og evne til å multitaske, med forståelse for at ingen oppgave er for liten til å lykkes
- Teknisk kunnskapsrike
- Behersker Microsoft Excel og office.
- Adobe -suiter
Send alle CV og følgebrev til [email protected]