Bilde med tillatelse fra SHADES OF GRAY
NYANSER AV GRÅTT, et moteeventyr og fotoproduksjonsselskap, ansetter en kontorassistent på deltid for å være basert på kontoret i DUMBO Brooklyn, New York.
Dette er en deltidsstilling på 3 dager i uken, og inkluderer ansvar for å bistå med pågående byråoperasjoner. Stillingen vil innebære praktisk arbeid med og rapportering til byråseieren.
Hovedansvaret for jobben inkluderer:
- Støtte byråoperasjoner i administrativ rolle
- Overvåke og vedlikeholde arkivsystemer, både fysiske og digitale, og sikre fysisk / digital likhet
- Overvåke kontorpost - inngående og utgående, utskrift av porto, FedEx -varer etter behov
- Ta ledelse for interne byråprosjekter: oppdatering og vedlikehold av byråinnhold digitalt arkiv, kontoer på sosiale medier, nyhetsbrev, nettsted
- Grensesnitt mellom byråseier, juridisk og økonomisk rådgivning etter behov
- Overvåke vanlige firmakontoer, inkludert FedEx, messenger, telefon, internett, etc.
- Opprettholde kontortilførselsliste og antall kontorrekvisita, bestill på nytt etter behov
- Personlig administrativ bistand til eier etter behov
Den ideelle kandidaten for denne stillingen vil ha:
- Ekte lidenskap for organisasjon og konsistens - glede i å utvikle, følge, håndheve og kontinuerlig forbedre driften standarder (fra filnavn- og arkiveringsprotokoll, til utvikling av maler med konsistente skriftsystemer for etikettene på mappene i kabinett)
- Utmerkede formelle forretningskommunikasjonsevner, både muntlig og skriftlig
- Profesjonell dømmekraft og etikk, samt forretningsforståelse og skjønn
- Sterke analytiske evner og obsessiv oppmerksomhet på detaljer-å raskt kunne identifisere nøkkelinformasjon, avvik, oppdateringer og forskjeller i et informasjonsmiljø med store volumer
- Ekstrem evne til å destillere, organisere og presentere informasjon effektivt - inkludert å lage presentasjoner, agendaer, og regneark som er like effektive til å formidle nøkkelinformasjon til kunder, leverandører og partnere som de er vakre
- Et øye for klarhet og ren og enkel design - noen som er veldig bevisste på utseende og følelse på tvers av alle kommunikasjonskanaler
- Ekte digital fødsel - finn forskjellen mellom en 100 MB og 6 MB PDF, og vet når hver er passende
- Evne til rasjonelt fleroppgave-vedlikehold flere pågående initiativer på en organisert måte som raskt kan kommuniseres til teamet
- Evne til å prioritere og delegere basert på umiddelbarhet - vurdere nåværende arbeidsmengde og prioritere basert om din kontekstuelle bevissthet om klientfrister, dealbreaker situasjonsfrister og interne prioriteringer
- Evne til å holde både din veileder og direkte rapporter proaktivt oppdatert
- Full beherskelse av Microsoft Word, Microsoft Excel, Apple Keynote, inkludert avansert formatering og funksjonalitet
- Full mestring av Mac OS og iOS
- Ferdighet i Adobe Creative Suite
- Bachelor med relevant arbeids- og/eller praksisopplevelse
Kompensasjon står i forhold til erfaring.
Minimum tre profesjonelle referanser kreves, og vil bli kontaktet.
Send inn PDF -CV -en din sammen med en kort beskrivelse av din interesse og relevante erfaring til [email protected], emnefeltet "Kontorassistent på deltid. "
For mer informasjon, vennligst besøk www.shadesofgrey.co og følg byråets arbeid på Instagram på @shadesofgreyco.