STILLINGSTITTEL: VIP Relations Assistant
Avdeling: VIP-avdeling, PR
Ikke-fritatt; Fulltid
Bollare Communications søker en svært organisert og dreven person for en heltidsstilling på vårt New York-kontor, som bistår vår VIP-avdeling med ulike administrative oppgaver. Bollare er stolt av å jobbe med noe av bransjens mest spennende og innovative mote, skjønnhets- og livsstilsmerker, og vi nærmer oss representasjonen av kontorlokalene våre i denne samme høyden måte.
VIKTIGSTE FUNKSJONER
- Eierskap og vedlikehold av prøvebeholdning for kunder, inkluderer dokumentasjon av produkt mottatt, utstedt og returnert. Koordinere og håndtere oppdrag som involverer et høyt organiseringsnivå, oppmerksomhet på detaljer, journalføring og nøyaktighet. Dette inkluderer telefon (svar) og meldingsformidling etter behov.
- Ta veiledning fra veileder, bistå med prøveforespørsler, stylisttrekk og VIP-poster, identifisere produkt som ville være effektivt. Spor historikk ettersom varer sendes/mottas til ulike stylister og kjendiser, inkludert rettidig retur (hvis utlånt).
- Generer proaktivt e-postutkast for tilbakeringing av prøver, ved å bruke effektive skriftlige kommunikasjonsferdigheter. Demonstrere effektiv kommunikasjon med veileder i tilfelle eskalering av problemer.
- Tilrettelegge og vedlikeholde klientsikkerhet, inkludert lenker, bilder, pålogginger, priser og merkevareinformasjon.
- Bistå VIP-avdelingen med å opprettholde nøyaktig kalender over viktige bransjebegivenheter for VIP-muligheter og kundelanseringer.
- Koordinere med andre administrative funksjoner for å planlegge og utføre oppgaver i et effektivt og strømlinjeformet sett med prosesser; dette strekker seg til geistlige oppgaver på vegne av hele avdelingsenheten.
- Organiser og vedlikehold kontorfellesområder og/eller arrangementssteder (etter behov) for renslighet, pakkelevering/distribusjon - kontorbesøkende og deltakerstilfredshet er et fokus.
- Vedlikehold og organiser varer på passende lagringsplasser for å sikre en høy standard for produktintegritet og presentasjon.
- Beskytt konfidensialitet av alle poster og forretningsprosesser som anvist av veileder.
Bollare verdsetter profesjonalitet hos sine ansatte. Følgende egenskaper og atferd er identifisert som eksempler på hva som forventes av en ansatt:
- Vis positiv respekt for andre i skriftlig, verbal og ikke-verbal kommunikasjon
- Arbeid effektivt med kolleger ved å øve på punktlighet, samarbeidende problemløsning og åpen og ærlig kommunikasjon
- Opptre med integritet, høflighet og ansvar selv i møte med stress eller krevende arbeidsforhold
- Opprettholde ferdigheter etter behov og godkjent ved å møte andre innen ansvarsområde, lese jobbrelatert materiale og forhåndsgodkjent opplæring
- Kle deg passende for en arbeidsplass med hyppig kundeinteraksjon
- Møt standarder for konfidensialitet og sikkerhet. Oppretthold arbeidsområder på en ren og ryddig måte
KVALIFIKASJONER
- PÅBUDT, BINDENDE: Videregående vitnemål og tilsvarende videregående utdanning eller ett eller flere års PR-praktikant erfaring, hvis kombinasjon av erfaring og opplæring demonstrerer kunnskap på spesialiserte områder for å utføre plikter ovenfor. En evne til å jobbe selvstendig for å møte tidsfrister, proaktiv tenker, godt kjent med popkultur, demonstrert organisasjonsevner med oppmerksomhet på detaljer og produsere arbeid med nøyaktighet.
- FORETRUKKET: Associate's degree.
FYSISKE KRAV
- Minimum fysisk anstrengelse. Mens han utfører oppgavene i denne stillingen, er den ansatte ofte pålagt å sitte, kommunisere og nå og manipulere objekter. Stillingen krever mobilitet. Plikter involverer flytting av materialer opp til 10 pund med jevne mellomrom og opptil 25 pund av og til. Manuell fingerferdighet og koordinering kreves over 70 % av arbeidsperioden mens du bruker utstyr som datatastatur, mus, kalkulator og lignende maskiner.
ARBEIDSFORHOLD
- Vanlige kontorarbeidsforhold. Støynivået i arbeidsmiljøet er typisk for de fleste kontormiljøer. Enkelte timer tidlig morgen og kveld er nødvendig for å imøtekomme deltakelse i utvidet kontortid eller for å støtte eksterne arrangementer.
TILSYNSANSVAR
- Ingen
TILSYN MOTATT
- Jobber under direkte tilsyn av assisterende direktør.
- Beskrivelsen ovenfor dekker de viktigste oppgavene som er utført, men inkluderer ikke annet relatert tilfeldig arbeid.
For å søke: Send din CV til [email protected], emnefeltet VIP Relations Assistant.