SUCCARRA søker en Executive Assistant/Office Manager for vårt New York City-kontor. Denne personen vil jobbe direkte med direktørene på et bredt spekter av viktig design, reiser, planlegging, kontoradministrasjon, kontoadministrasjon og kunderelasjoner. Dette er en utfordrende og spennende stilling som krever eksepsjonelle evner til organisasjon, kommunikasjon og problemløsning. Vi ser etter en person som er effektiv og proaktiv med eksepsjonell smak og en akutt følelse av diskresjon.
Viktige funksjoner, eksekutivassistent:
- Utføre komplekse administrative oppgaver på høyt nivå
- Betrodd svært konfidensiell/sensitiv informasjon
- Forutse direktørens og klientens behov og bestemme nødvendige handlinger/ressurser
- Utøv selvstendig dømmekraft og bruk avanserte resonneringsferdigheter. Det forventes en bred grad av kreativitet og breddegrad
- Kommuniser effektivt, både muntlig og skriftlig
- Lag daglig Executive-reise som inkluderer kontaktnumre, møteagendaer og andre korrespondanser
- Administrer og overvåke arrangementer og fotoseanser på kontoret. Inkluderer koordinering med bygning, leverandør og klient for å se at alle delene er på linje
- Utføre ulike administrative oppgaver som å oppdatere kataloger, fakse, kopiere, sende/poste pakker eller korrespondanser og spor når det er nødvendig, korrekturlesing, arkivering, bestilling av forsyninger og administrering av hele selskapet kalendere
- Arbeid med tilleggsoppdrag etter behov
- Drive alle kunderelasjoner, kundefordringer og leverandørgjeld.
- Administrer kundeservicekontoadministrasjon med salgsteam over hele landet.
Viktige funksjoner, kontorsjef-resepsjonist.
- Svar på telefon og direkte oppringere til riktig ansatt
- Motta innkommende daglige leveranser
- Hils på innkommende gjester
- Vedlikeholde showroom og konferanserom kalendere
- Utføre ukentlig vedlikehold av showroom og konferanserom, samt før og etter eventuelle eksterne møter
- Kjøp og ordne blomster til kontor og utstillingsrom, ved behov
- Ha kontakt med bygningsledelsen i spørsmål om kontorvedlikehold
- Hold prøveområdet rent, organisert og fullt fylt
- Vedlikeholde kontorskrivere
- Overvåke og bestille kontorrekvisita
- Kommuniser sporadiske HQ-kunngjøringer
Kvalifikasjoner:
- Ekstremt ressurssterk og fleksibel med en kan-gjøre-holdning som trives i et hektisk miljø
- Evne til å jobbe rolig under press og møte stramme tidsfrister
- Sterk oppmerksomhet på detaljer og evne til å prioritere i et multi-tasking miljø
- Evne til å ta retning godt, men også i stand til å jobbe proaktivt og gi selvregi
- Avanserte problemløsningsferdigheter som viser god dømmekraft
- Høy grad av profesjonalitet og integritet
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Helst utdannet fra et motebasert høyskoleprogram
- Kunnskap om Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel programmer foretrekkes
For å søke, vennligst send din CV til Nash på [email protected], emnefeltet Konsernassistent / kontorsjef.