Tittel: Kontor- og menneskekoordinator
Stillingsrapporter til: President, økonomi- og HR-medarbeider
Grunnleggende funksjon: Å bistå presidenten og finans- og HR-medarbeideren med kontorvedlikehold
Viktige oppgaver:
- Besvare og dirigere innkommende telefonsamtaler
- Oppsett og opprydding for alle møter i konferanserom/showrom
- Oppdater master medieliste og forretningskontakter i databasen
- Oppdater funksjonslisten kvartalsvis og klientliste etter behov
- Forbered dokumenter for ny virksomhet, inkludert kapasitetskort og forretningsforslag
- Administrer kontordrift (både personlig og virtuelt), som inkluderer, men er ikke begrenset til: organisere rengjøringsplanen, bestille kontorrekvisita, administrere kontorutstyr (datamaskiner, skrivere, etc)
- Fungere som kontaktpunkt for kontoret med bygningsforvaltning og planleggingsarbeid ved behov, som flyttefolk, elektrikere, låsesmeder m.m.
- Bestill gaver og blomster til redaktører og kunder
- Direkte innkommende forretningshenvendelser via Krupp Groups generelle e-postadresse
- Motta kontorpost, sortere og dele ut deretter
- Koordiner e-post, telefon, kontornøkkel og skrivebordsplass for nye ansatte
- Direkte innkommende jobb- og praksishenvendelser
- Oppdatere ulike Krupp Group-dokumenter og vedlikeholde serverorganisering
- Samarbeid med Krupp-teamet for å opprettholde Krupp-arrangementskalenderen
- Forbered iPader og/eller firmapakke for nye forretningsmøter
- Assistere presidenten med ulike daglige oppgaver, inkludert reiser, utgiftsrapportering, reservasjoner og andre diverse personlige oppgaver
- Håndtere og planlegge avtaler for presidentens kalender inkludert konferansesamtaler, møter, måltider og arrangementer med interne og eksterne team
- Hjelp president og interne team for moteuke, klientarrangementer, presseforhåndsvisninger og andre prosjekter
- Bestill kaffe og måltider til presidenten etter behov
- Send ut daglig e-post med nyhetslenker
- Samle, opprette og sende ut kvartalsvise nyhetsbrev for bedrifter
- Administrer og kurater innhold for KGs sosiale kanaler
o Lag innhold og administrer KG Instagram
o Revamp KGs LinkedIn
- Overvåke praksisprogrammet
o Utvikle og gjennomføre intern rekrutteringsstrategi og prosess fra start til slutt inkludert utforming av beskrivelser, oppslag, innhenting av søkere, planlegging, intervjuer, tilbudsforlengelse og ombordstigning
o administrere all intern kommunikasjon og koordinere respektive klasser, arrangementer/workshops
o Tjen som punktperson for praktikanter for generelle henvendelser, samt håndtere sensitive saker, inkludert ytelsesproblemer og klager etter behov og eskalere etter behov
- Partner med HR for å utvikle og administrere en rekke kultur- og engasjementsinitiativer for å bidra til å fremme et positivt og produktivt arbeidsmiljø
- Koordinere teamrelaterte aktiviteter som teambuilding, teamutflukter, frivillige tiltak, bursdager og høytidsfester
Kvalifikasjoner
· Genuin interesse for mote og PR
· Eksepsjonelle kommunikasjons- og skriveferdigheter foretrekkes
· Godt bevandret i følgende programmer: Word, Excel, Powerpoint og Outlook
· Evne til raskt å tilpasse, prioritere og jobbe med flere prosjekter i korte tidsrammer
· Organisert og i stand til å jobbe med minimal regi og høy grad av diskresjon
· Sosiale medier og Adobe suite erfaring foretrekkes
For å søke: Send CV-en din via e-post til [email protected]