Lunar HARE porteføljen spenner fra eksklusive og intime middager, moteukefester og festivaler til paneldiskusjoner, visninger, live musikkarrangementer og lanseringsfester.
Avdeling: Spesielle prosjekter, markedsføring, CRM
Rapporterer til: VP spesialprosjekter
Plassering: Moskva, Russland
Vilkår: Heltid, mandag til fredag, 10.00 - 19.30.
Med eksepsjonell oppmerksomhet til alle detaljer vil du jobbe gjennom hele livssyklusen fra arrangementet fra å generere den første ideen til administrasjon på stedet, evaluering etter hendelser og rapportering. Å levere høyprofilerte tjenester til porteføljen til en kommersiell klient krever dyp erfaring og påvist ferdigheter innen pitch presentasjoner, forhandlinger med kunder og leverandører, kommunikasjon, prosjekt- og interessentstyring og event produksjon.
Med påviselig erfaring med å administrere high-end-arrangementer på internasjonale og lokasjoner, skal du være en selvsikker multitasker som kan håndtere konkurrerende bekymringer på tvers av en rekke komplekse arrangementer med en ekte drivkraft og lidenskap for å levere førsteklasses arrangementer i tide og innenfor budsjett, overvåke all hendelsesspesifikk logistikk og arrangementer med intern og ekstern støtte etter behov.
Plikter, ansvar og leveranser
- Representere Lunar HARE på eksterne møter med kunder som fungerer som hovedkontakt i samarbeid med Business Development Director for å oppdatere klienten om prosjektet og hendelsesfremgangen.
- Utkast til omfattende og kreative hendelsesforslag i samarbeid med det kommersielle teamet for å inkludere visuelle referanser, programmering, lokaldetaljer og kostnadsestimater.
- Administrer alle aspekter av produksjonen (før/under/etter) ved å koordinere det interne teamet, administrere underleverandører og delegere til stedets eventpersonal.
- Utarbeide og sirkulere detaljerte tidslinjer, flytskjemaer for prosjektledelse, anropsark og hendelsesplaner internt og med klienten, levere levering i tide og kvalitetskontroll.
-Planlegg og led alle planleggingsmøter for å overvåke arbeidsflyten og gi tydelig retning til oppgaveoppgaver, sirkulere agendaer før møtet, noter handlinger og oppfølging etter behov.
- Utarbeide og sirkulere aktivitetslister for hendelser - invitasjoner, bannere, vinyler - til produksjons- og designteam som sikrer at all nødvendig informasjon leveres for å levere i tide og til høye spesifikasjoner.
- Overvåke etableringen av innholdselementer for hendelser (eksklusive filmer, digitalt innhold) som tar kontakt med redaksjonelle, design- og produksjonsteam for å levere informasjon og koordinere avmeldingen
- Kilde relevante arenaer og leverandører, for eksempel produksjonsselskaper, cateringtjenester, artister, transportselskaper, audiovisuelle anlegg, designressurser.
- Gi signerte kontrakter og inngåtte avtaler og koordinerer filene med Creative Project Manager for å sikre at klientkontrakter er på plass.
- Budsjettstyring inkludert prognoser, administrering av kostnader for å levere innenfor avtalt budsjett, heve PO-er, motta fakturaer og avstemme kostnader etter hendelsen med finansavdelingen.
- Håndtering på stedet av hendelser fra bygg til å komme seg ut ved koordinering og levering av hendelsen og personal briefings, feilsøking, ad hoc-problemer som skal leveres til de avtalte parametrene.
- Øk effektiviteten ved å maksimere prosjektmulighetene for partnerskap og sponsing.
- Administrer og veileder juniorlagsmedlemmer.
Ferdigheter, erfaring og personlige egenskaper
- Fleksibilitet og styrke i stressende situasjoner, evne til å jobbe med ytre press og stramme tidsfrister
- Gode beregningskunnskaper og ferdigheter i bruk av Numbers -regneark for å lage budsjetter og andre prosjektstyringsdokumenter.
- Bevist evne til å lage kvalitative presentasjoner med kort ledetid ved hjelp av Keynote.
- Påviselig tidligere erfaring med analyse og evaluering etter hendelsen.
- Digital og PR -kunnskap og forståelse for hvordan digitalt og sosialt feed fungerer med live -arrangementer.
- Komfortabel og trygg måte å jobbe kreativt med redaksjonelle og kreative team mens du leverer kommersielle KPI -er.
- Evne til å samarbeide tett med redaksjonelle og kreative team for å lage tematiske ideer for mediedrevne hendelser.
- Samarbeid med forretningsutviklingsdirektøren for å finne optimale budsjettløsninger for internt drevne arrangementer.
- Helhetlig syn og dyp forståelse av hendelsenes innvirkning på den globale markedsføringsstrategien for gruppen.
- Mangfoldige kontakter og gode nettverkskunnskaper.
Hvordan søke - Vennligst send din CV (maks 2 sider) og et 1-siders følgebrev i pdf-format til [email protected] med emnelinje: Produksjonsdirektør.
Merknader: Vi vil prøve å svare på hver søknad, men på grunn av det høye volumet kan vi bare garantere svar til kandidatene som går videre til neste trinn. Vi skal prøve vårt beste og be om tålmodighet!