Foto: Sarah Flint
Sarah Flint søker en entusiastisk, høyt organisert kandidat for å bli med i vårt voksende team som Executive Assistant og Office Manager. Denne stillingen krever grundig oppmerksomhet på detaljer, problemløsningsevner og selvledelse. Du vil støtte administrerende direktør og være ansvarlig for å opprettholde timeplanen hennes, bestille reiser og daglige administrative oppgaver. Du vil også være ansvarlig for den daglige driften av alle kontortjenester. Du vil fungere som et kontaktpunkt for Sarah Flint -ansatte, det første teammedlemmet som hilser våre gjester og forbindelsen for våre kontorleverandører. Du vil sikre at merkevaren Sarah Flint er godt representert gjennom alle dine interaksjoner, både internt og eksternt.
Ansvar:
- Administrer kalender og tidsplan for administrerende direktør
- Bestilling innenlands og internasjonal reise, lage reiseruter for hver tur og sørge for at de aktuelle partene blir orientert om timeplanen
- Sørg for at administrerende direktør har krysset av for alle oppgaver - fra e -post blir besvart til Glamsquads blir booket
- Ulike administrative og personlige oppgaver for konsernsjefen etter behov
- Samarbeid tett med driftssjef for å sikre at kontoret alltid kjører jevnt
- Opprettholde estetikk og organisering av kontoret, inkludert vedlikehold av utstillingslokaler, møterom, forsyningskap, pantry og resepsjonsområde. Alle rom skal fremkalle Oohs og Aahs når du skriver inn.
- Bistå med påmelding av nye ansatte (dvs. bestille datamaskiner, sette opp forskjellige kontoer, sette opp nye skrivebord, etc.)
- Opprettholde leverandørforhold for alt kontorrelatert utstyr og rekvisita, og sørg for alle rekvisita er fullt utstyrt (dvs. skriver, telefontjeneste, internettjeneste, rengjøring, kjøkkenkammer, etc.)
Jobbkvalifikasjoner:
- Minimum 2 års EA eller administrativ erfaring
- En utrolig evne til fleroppgaver og sterke tidsstyringsferdigheter
- Detalj orientert til en feil - trippel sjekker alt og lar aldri et spørsmål stå ubesvart. Folk er alltid ærefrykt for din gjøremålsliste!
- Evnen til å forutse behovene til konsernsjefen, så du er alltid to skritt foran
- Sunn fornuft og en kan-gjøre-holdning, ingen oppgave er for liten
- En sus på MS Office, Google Suite og muligheten til raskt å lære nye systemer
- Du er en folkekameleon, du er i stand til å tilpasse deg enhver situasjon, koble til og kommunisere tydelig med alle fra vår daglige FedEx-leveringsperson til en kraftig administrerende direktør
- Må elske sjokoladekaker
E -post [email protected] med CV og følgebrev