Paige Novick, et luksusmerke for smykker og tilbehør basert i NYC, leter etter en operasjons- og kontorkoordinator for å bli med i teamet vårt!
Vi leter etter en motivert og lidenskapelig kandidat som er hardtarbeidende og i stand til å forplikte seg minst 30 timer per uke med start ASAP.
Den ideelle kandidaten vil ha stor Quickbooks, Excel og kundeservice erfaring. All tidligere erfaring fra kontoret og grunnleggende bokføringsevner er et pluss. Kandidaten må ha gode kommunikasjonsevner og være i stand til å jobbe godt med andre i et lite kontormiljø der man vil være involvert i mange elementer i virksomheten. Ideelle kandidater vil ha forretningsbakgrunn og erfaring i smykkeindustrien.
Erfaring fra smykkeindustrien er et pluss.
Plikter inkluderer: • Kommunikasjon med individuelle kunder, uavhengige og kjedeforhandlere. • Oppfyllelse av vareforespørsler, tilrettelegging for utveksling og retur, godkjenning av retur og relaterte forespørsler. • Å svare rettidig på produkthenvendelser fra forhandlere og enkeltkunder. • Opprette fakturaer og fakturere kunder ved hjelp av QuickBooks. • Grundig gjennomgang av alle mottatte bestillinger for å sikre at informasjonen er korrekt og kommunisere eventuelle avvik i tide med produksjonsteamet. • Koordinering og forsendelse av fotoprøver til forhandlere og presse. • Gi støtte til salgsteamet med rettidig og nøyaktig bestillingsstatus. • Tilbyr støtte til messe og bagasjerom. • Kommuniserer daglig med regnskapsavdelingen om oppfyllelsesstatus for bestillinger og betalingsvilkår. • Gi regnskapsavdelingen kopier av alle fakturaer og følgesedler. • Opprette og vedlikeholde oppdaterte tids- og handlingskalendere. • Å føre nøyaktige fordringer for regnskap. • Opprette månedlige provisjonserklæringer for salgsavdelingen og utstillingslokaler. • Koordinering av jevnlige møter med produksjonsteam for å gi salgsteam råd om leveranser / tidsfrister. • Håndtere periodisk telling av beholdning. • Gi eksternt tredjepartslager innkjøpsordre i forkant av ordreoppfyllelse. • Koordinere forsendelser av produktet og nødvendig papirarbeid til lageret i tide. • Håndtere forsendelse av alle drop ship -bestillinger. • Administrere oppfyllelsesprosessen for alle bestillinger. • Generell kontororganisasjon: å være proaktiv og omorganisere alle kontorrekvisita, bidra til å opprettholde kontors utseende daglig
Lønn: Basert på erfaring. Forpliktelse: 30 timer per uke (minimum/starttid)
For å søke må du sende CV og følgebrev til [email protected].