BPCM søker en erfaren og hardtarbeidende Executive Assistant som er smart, organisert, optimistisk og effektiv som foretrekker å jobbe i et fartsfylt, morsomt og kreativt miljø. Executive Assistant vil støtte BPCMs medstiftere ved å gi administrativ støtte på høyt nivå og bli deres "høyre hånd". Denne personen vil jobbe med forslag og forretningskontrakter og vil være konfidensiell informasjon, er ytterste konfidensialitet avgjørende, sammen med eksepsjonell dømmekraft, taktfasthet og diplomati. For å lykkes i denne rollen må man være en proaktiv selvstarter som kan ta ledelsen og fungere som poengpersonen til partnerne. Executive Assistant er en fremadstormende visjonær som er i stand til å tenke på BPCM-virksomheten når det gjelder partnerne og teamet under dem.
I tillegg til det daglige administrative arbeidet, vil administrasjonsassistenten få i oppgave å jobbe videre med det utøvende lederteamet og proaktivt samspill med teamet for å bistå med å gjennomføre den daglige virksomhet.
Ansvaret vil være (men er ikke begrenset til):
- Administrer ledende kalendere proaktivt ved å planlegge både interne og eksterne avtaler
- Sørg for at prioriteringer blir administrert og at daglige og langsiktige forespørsler blir behandlet i tide og bruker tiden effektivt
- Utfør konfidensielle oppgaver som er sensitive i naturen med kontakter på høyt nivå i og utenfor selskapet
- Kommuniser med klienter via telefon, e -post og skriftlig korrespondanse.
- Koordinere og planlegge reiseruter og reiseruter for både partnere innenlands og internasjonalt
- Delta på viktige møter, ta minutter og administrer tidslinjer proaktivt, følg opp leveranser etter behov
- Opprettholde oppdaterte og detaljerte kontaktlister og logger for administrerende direktørs møter
- Administrer korrespondanse og/eller innboks, inkludert screening, ruting og svar på et stort mengde e -post, slik at alle innkommende e -poster blir kvittert raskt
- Utarbeid og arkiver utgiftsrapporter og fakturaer nøyaktig i tide
- Samhandle og legge til rette for aktiviteter og møter med ulike avdelinger og klienter
- Forbered forskning for møter og bistå med forslag/presentasjon planlegging
- Assistere resepsjonen/utstillingslokalet med ledelse og organisering av moteuke og pressedager
- Arbeid med Digital team for å vedlikeholde våre sosiale medieplattformer
- Må ha stjernekommunikasjonsevner og fungere som en ekte portvakt
Viktige ferdigheter, erfaring og utdanningskrav:
- Bachelor grad
- 2 - 5 års Executive Assistant erfaring med å støtte ledere på C -nivå
- Omfattende forståelse av mote- og luksusvareindustrien
- Må være en svært organisert og løsningsdrevet go-getter med evne til å se det store bildet og ta hensyn til detaljere, håndtere flere prioriteringer samtidig, administrere tiden effektivt og opprettholde roen i et fartsfylt tempo miljø
- Må være i stand til å forutse behovene til det utøvende lederteamet
- Positiv, intuitiv/proaktiv og samarbeidende lagspiller
- Problemløsning - evne til å identifisere og løse problemer på en tid, innhente og analysere informasjon samtidig som du beholder konfidensialitet
- Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner
- Overlegen skjønn og skjønn
- Ferdighet i Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Google Kalender
Dette er din mulighet til å jobbe i et morsomt og moteriktig miljø med avanserte luksusklienter. Du kommer til å jobbe i et loftlignende kontor i NYC, omgitt av flotte lagkamerater i en fartsfylt kultur med høy prestasjon som er forpliktet til fortreffelighet for våre kunder.
Vi tilbyr medisinsk/tannlege, visjon, 401K, pendlerfordeler, FSA, sommertid og en sjenerøs PTO -policy.
Stillingsbeskrivelsen skal bare brukes som veiledning for forventninger i stedet for en uttømmende liste over alle plikter og kompetanser. Alle krav og ferdigheter kan endres etter hvert som forretningens behov utvikler seg.
Hvis du føler at du passer godt for denne rollen og BPCM, vil vi gjerne høre fra deg!
Søk her: https://bpcm.bamboohr.com/jobs/view.php? id = 9