The Wall Group er et fullt integrert byrå som fokuserer på å gi sitt talent den mest effektive og godt utførte representasjonen. Med kontorer i både New York og Los Angeles har byrået vokst til å representere motestylister, frisører, makeupartister, produksjonsdesignere og bevegelses -DP -er. Fra redaksjonelle, reklame eller kommersielle bestillinger til langsiktige kontraktlige engasjementer i mote-, underholdnings- eller påtegningsarena, drar våre artister fordel av uovertruffen profesjonalitet og kontakter med både high fashion og kjendis klientell.
Ansvaret inkluderer, men er ikke begrenset til:
GENERELL
· Diskresjon, profesjonalitet og konfidensialitet er absolutte prioriteringer når du jobber med administrerende direktør. Å balansere vennlige varme forhold til alle ansatte, artister/talenter, klienter og leverandører er noen ganger utfordrende, men dette vil være ditt ansvar når du jobber under administrerende direktør. Din kunnskap om konfidensiell informasjon om The Wall Group og dets forretningshandlinger på alle nivåer skal aldri deles eller diskuteres med mindre det er instruert i dette fra administrerende direktør.
· Delta på alle personalmøter og ta solide notater i konsernsjefens fravær, og last deretter ned administrerende direktør direkte og verbalt om diskusjonene og produktivitetsnivået på møtene.
· Les artistkontrakter og diskuter punkter med administrerende direktør og advokat
· Kontakt mellom økonomifolk, ledere og ansatte i både New York og Los Angeles kontorer.
· Bistå ledere i TWG med personalressurser og bemanningsbehov, og generell virksomhetsdrift og ledelse etter behov.
· Gjør briefen til konsernsjefen etter alle møter og telefonkonferanser. Last ned all informasjon, lag en liste med handlingspunkter, og send oppfølgende e -post på administrerende direktørs vegne.
· Ha en klar forståelse av hvordan alle avdelinger i The Wall Group fungerer, og alle stillinger og roller for hver ansatt i hver avdeling.
· Grunnleggende kunnskap om sosiale medier og netthandel, og hvordan det gjelder The Wall Group og administrerende direktør.
· Administrere og overvåke daglig leder for administrerende direktør. Noen personlige ærend vil bli tildelt og påkrevd av deg.
FORSKNING
· Hold deg oppdatert på bransjenyheter og hendelser, mote, design og reiser: trekk aviser og magasinartikler for å informere konsernsjefen om aktuelle hendelser og trender, kontinuerlig overvåking av mote-, skjønnhets- og popkulturmarkeder og opprettholde den minste kunnskap om hva som skjer i våre industri.
· Undersøk passende gaveideer, nye blomsterhandlere, vinleveranser, sjokoladetrender, bordplater (tilgjengelighet, prispoeng, leveranser osv.)
· Undersøk gjeldende reisetrender og hvordan flyselskaper opererer angående punkter osv.
· Omfattende forskning på mange forskjellige forretningsfronter, enten det er produktforskning eller selskapsinformasjon, inkludert identifisering av beslutningstakere i ulike selskaper.
· Undersøk og vedlikehold listen over de beste nye restaurantene, kule/hippe hoteller, bransjearrangementer, galleriåpninger.
TEKNOLOGI
· Koordinere med IT -avdelingen for å sikre at all administrerende direktørs teknologi, applikasjoner og håndholdte enheter er aktuelle, fungerer korrekt og oppdatert til enhver tid.
· Varsle IT til alle / alle konsernsjefenes internasjonale og innenlandske reiseplaner. Sørg for at teknologien hennes fungerer og er oppdatert, og at hun har riktige adaptere og ladere når du reiser.
· Overvåke telefonlogg, flytte samtaler, ringe. Lær telefonsystemet vårt innvendig og utvendig. Du bør også komme med anbefalinger om hvordan du kan forbedre visse WG -systemer, enten det gjelder teknologi eller telefoner, etc. Så hold et generelt øye til nye innovative produkter, programvare og ideer for hvordan du kan forbedre kommunikasjonssystemer.
· Administrer administrerende direktørs iTunes -kontoer: Nedlasting av musikk, bøker og magasiner etc.
ORGANISASJON
· Åpne konsernsjefens kontor og ditt hver morgen, og hold administrerende direktør og kontorene dine i perfekt, ren orden til enhver tid.
· Prioriter innkommende anrop, e-poster og huskelister, og hjelp administrerende direktør med å fullføre disse oppgavene og lage en ny gjøremålsliste hver dag for både deg selv og konsernsjefen. (dette bør fullføres før du forlater kontoret hver kveld).
· Organiser og oppdater passord for teknologi.
· Kontorfiler må organiseres kronologisk, kontrolleres og slettes regelmessig, månedlig.
· Hold adresseboken / kontaktene vedlikeholdt og oppdatert: legg til konsernsjefens nye kontakter i Outlook -databasen på en daglig, og sørg for at alle nye ansatte og artister blir registrert umiddelbart etter leie eller signering med byrå.
TIDSPLAN
· Sørg for at konsernsjefen er i tide og forberedt på alle avtaler, arrangementer og møter - minner en time før noen aktiviteter.
· Opprettholde og oppdatere konsernsjefens kalender, hendelser og forpliktelser.
REISEORDNINGER
· Koordinere planlegging og reiser for personlige og forretningsmessige forpliktelser (erkjenn at når noen reiser er det potensial for hikke og vær alltid forberedt på å holde deg tre skritt foran).
· Bilservice og ordninger med garasje og sjåfør, flyplass, bransjearrangementer, avtaler, møter utenfor byen.
· Hold all reiseinformasjon oppdatert og oppdatert, og følg belønningspoeng, etc.
· Sørg for at administrerende direktør er forberedt og klar til å forlate byen; reiserute, boardingkort, biltjeneste, pass, etc.
KVALITETER/FERDIGHETER
· Selvhevdende/ kommanderende
· Organisert
· Detaljorienterte
· Ressurssterk (No rock unturned should be your motto FØR du henvender deg til konsernsjefen med spørsmål)
· Effektiv Communicator (interkontor, til medier og klienter)
· Oppfølging
· Vær komfortabel med å ta initiativ
· Evne til å finesse vanskelige personligheter og situasjoner
· Intuitivitet (alltid å være bevisst på et rom og vite når du skal stille spørsmål)
· Varsel (konstant bevissthet om hva som skjer for The Wall Group som helhet og viktigst av alt administrerende direktør)
· Må presentere godt og profesjonelt til enhver tid
· Gate Keeper (å vite hvordan du holder ansatte, talent og klienter i sjakk på en ikke-bekjempende og vennlig måte)
· Problemløser (det er bare løsninger, aldri problemer. Vennligst avstå fra å bringe spørsmål til konsernsjefen med mindre du har tømt alle mulige løsninger først)
· Global tenker (innse at vi jobber med kunstnere og kunder over hele verden, og vi ønsker å utvide det)
Å SØKE: Send CV og følgebrev til Caitlin på [email protected].