Tittel: Kontoassistent, PR og VIP
Posisjonsrapporter til: JR Account Executive, PR og Account Executive, VIP NYC
Grunnleggende funksjon: Hjelpe PR- og VIP-team i den daglige utførelsen, koordinering og tilrettelegging av redaksjonelle og kjendisforespørsler om utpekte kontoer med fokus på smykker.
Viktige PR -plikter, med fokus på smykker:
-
Administrer logistikken i utførelsen av redaksjonelle prøveforespørsler
* Informere kontoansvarlig om eventuelle forsinkede avkastninger
- Henter alle ansvarsbrev/ forsikringer for hver prøveforespørsel
- Kompilere alle låneark med relevant informasjon
- Emballere alle smykker på riktig måte i tide for henting
- Trafikkregister regelmessig
* Innsjekking av prøven returnerer i tide
* Kommunikasjon med redaksjonelle assistenter ved forskjellige publikasjoner om retur av prøver - Tilrettelegge kredittkontroller
- Innhente og/eller bekrefte korrekt informasjon fra hver klient etter behov
- Angi kredittsjekkdetaljene i en presserapport for å spore kommende plasseringer
- Informere klienter om oppdateringer om kreditter etter hvert som det skjer endringer - Ta opp og spor trykk
- Overvåking av rett press i begynnelsen av hver måned
- Klipping og skanning av hver plassering for å sende til klienten i tide
- Informere hver klient om eventuelle kredittkutt eller endringer i planlagt innhold etter behov
- Organiser distribusjonen av sesongbaserte utseende og/eller gaveprodukter
- Lag ukentlige trendblast og mediealarm når det er relevant
Viktige VIP -plikter:
- Tilrettelegge kjendisforespørsler og retur
- Alle forespørsler bør forhåndsgodkjennes basert på godkjente VIP-lister eller spørre klienter
-Forespørsler om oppskrift og retur av innsjekking
-Opprettholde track record og ringe tilbake utestående prøver to ganger i uken og informere veileder om eventuelle forfalte lån eller problemer - Koordinere ukentlige kjendisinitiativer
- Søk etter kjendisbilder kontinuerlig og hyppig
- Hjelp til å sende ut VIP -medievarsler og spore presseplassering etter utgivelsesdistribusjon
- Sjekk ukentlige blader for eventuelle VIP -plasseringer, del med VIP -teamets kjendisengasjementer, fødsler og graviditeter
- Send mediesprengninger for å sikre VIP-henting
- Krediter reaktivt VIP online redaksjonelle plasseringer
- Klipp sikrede plasseringer og send til passende kundekontakter hver dag - Oppdater og vedlikehold lister for kjendisreferanse
- Oppdater stylist og medieliste og mote -GPS
Overordnede oppgaver:
- Vedlikehold beholdningsposter daglig og organiser periodiske lageroppdateringer med klienter når tilbakemelding er relevant
- Utfør og overvåke forsendelser
- Pakking av forsendelser på en måte som beskytter varen som sendes samtidig som den overholder forsikringsprotokollen
- Organisering av forsendelser på vegne av våre kunder for å imøtekomme og maksimere fruktbare medier og VIP -muligheter
- Planlegge forsendelser med kunder når du bytter lager etter behov
- Spore alle pakker som kommer på kontoret eller blir sendt ut av kontoret - Koordinere riktig takk til redaktører, stylister, publicister og andre
- Hjelp til med å lage klientrapporter og aktivitetsoppdateringer
- Overvåke og delegere ansvar til smykkerpraktikanter
Kvalifikasjoner:
- Minst 1 års erfaring innen mote-PR (praksisplasser eller heltids arbeidserfaring)
- Bachelor grad
- Utmerkede skriveferdigheter
- Eksepsjonelle mellommenneskelige ferdigheter, samt en positiv holdning og teamorientert
- Flittig oppmerksomhet på detaljer og bemerkelsesverdige organisatoriske ferdigheter
- Evne til å multitaske og prioritere ledelsen av flere klienter og deres administrative behov
- Fremdriftstankegang og evne til proaktivt problemløsning
- Ferdig i MS Word, Excel og Outlook og kjennskap til Fashion GPS, Cision og Muck Rack
Interesserte kandidater vennligst send ditt CV i PDF til [email protected], emnefeltet Kontoassistent, PR + VIP.