Rapporteert aan: Chief Executive Officer/President
Classificatie: Salarisfunctie—Fulltime; Vrijstellen
Functieoverzicht: De functie biedt ondersteuning aan de CEO van het bedrijf door het leiden van dagelijkse activiteiten, het bijhouden van kalenders en het beheren van speciale projecten. Dit is een geweldige kans voor een ervaren uitvoerend assistent met uitstekend initiatief om deel uit te maken van een snel team. De rol vereist onberispelijke communicatieve vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere taken vakkundig en tijdig uit te voeren.
Essentiële Functies:
• Initiëren, organiseren en implementeren van systemen en procedures om administratieve handelingen efficiënt te beheren
• Coördineren van activiteiten (vergaderingen, presentaties, etc.) over meerdere teams heen
• Agendabeheer, budgetten, het regelen van conference calls en vergaderingen, het samenstellen en verspreiden van informatie naar het bedrijfspersoneel en externe contacten
• Beheer aspecten van het kantoor en de showroom, inclusief (maar niet beperkt tot) monstersmokkel, marktafspraken en occasionele interactie met leveranciers
• Behoud de uitstraling van kantoor en showroom voor alle vergaderingen
• Wekelijkse rapporten en budgetten bijhouden volgens de instructies van de CEO en distribueren naar relevante teamleden
• Algemene administratieve taken uitvoeren, waaronder postdistributie, archivering, telefoongesprekken beantwoorden, interne contactlijsten bijwerken en kantoorbenodigdheden aanvullen
• Samenstellen en interpreteren van gegevens/informatie van respectievelijke afdelingen
• Reageren op alle redactionele en stilistische verzoeken van PR- en verkoopteams
• Beheer monstervoorraad en archief, en registreer nauwkeurig alle uitleningen
• Beheer de marketingkalender en beheer de tijdige publicatie van sociale berichten en nieuwsbrieven
• Ondersteun het team bij het maken van sociale en advertentie-inhoud en produceer relevant creatief onderzoek en kunstlay-outs
• Betrek het team bij verschillende marketingactivaties, zoals evenementen en contentshoots, en speel een organisatorische hands-on rol in pre- en postproductieprocessen
• Toezicht houden op de online winkel en directe e-commerce afhandeling en vragen aan de klantenservice beheren
• Verzamel en distribueer seizoensafbeeldingen en productdetails aan groothandelspartners
• Bereid marktmateriaal voor, inclusief linesheets, swatchbooks en de online kopersportal
• Verkoopteam ondersteunen met wekelijkse verkoop en rapportage
• Behoud de vertrouwelijkheid van alle zakelijke, juridische, personeels- en financiële aangelegenheden en behandel vertrouwelijke materialen voor de CEO met de grootst mogelijke zorg en discretie
• Indien nodig administratieve ondersteuning bieden aan de direct ondergeschikten en het team van de CEO
• Deelnemen aan speciale projecten zoals toegewezen
Vaardigheden en kwalificaties:
• Detailgericht en zeer georganiseerd
• Sterk gevoel van urgentie; sterke prioritering & follow-up vaardigheden
• Uitstekende tijdmanagementvaardigheden
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Moet over uitzonderlijke interpersoonlijke vaardigheden beschikken
• Moet proactief en vindingrijk zijn bij alle taken
• Sterke kennis van Excel, Word & PowerPoint is een must
• Sterke kennis van Adobe Suite is een must
• Ervaring als Executive Assistant en in de designer mode-industrie strekt tot aanbeveling
Solliciteren: stuur je cv naar: [email protected], onderwerpregel Executive Assistant, Sales & Marketing Coördinator.
marinamoscone.com
@marinamoscone