Tracey Mattingly is op zoek naar een Agent Assistant om ons team in Los Angeles te komen versterken. De modelkandidaat moet het vermogen hebben om in een snelle werkomgeving te werken. De ideale persoon zal in staat zijn om belangrijke beslissingen te nemen en daarbij een gezond oordeel te gebruiken. Uitstekende communicatieve, organisatorische en technische vaardigheden zijn noodzakelijk. Eerdere assistent-ervaring vereist, ervaring met bureaus is een pluspunt.
Verantwoordelijkheden:
· Algemene administratieve ondersteuning
· Klantgericht - behandel inkomende oproepen en verzoeken op de juiste manier
· Artiestenkalenders / schema's bijwerken (inclusief assistenten)
· Dagelijkse communicatie met artiesten
· Assisteren bij en toezicht houden op boekingen van artiesten
· Maak dealmemo-contracten
· Reiscoördinatie / boeking
· Contacten onderhouden met de boekhouding voor facturering en afronding van de boeking
· Interactie met personeel en artiesten (op alle niveaus) in een veeleisende omgeving; terwijl ze flexibel, proactief, vindingrijk, efficiënt blijft en een hoge mate van professionaliteit en vertrouwelijkheid uitstraalt
· Organiseren, onderhouden en bijwerken van elektronische databases (naast papieren bestanden)
· Vraagt ook om flexibiliteit met werkuren
· Wordt een externe positie
Kwalificaties:
· Uitstekende communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling)
· Georienteerd op details
· Op een professionele manier met uiteenlopende mensen om kunnen gaan via telefoon, e-mail en persoonlijk
· Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om taken te prioriteren en meerdere projecten tegelijk te beheren
· Mogelijkheid om vertrouwelijke informatie met discretie te beheren
· Mogelijkheid om initiatief te nemen in een snel veranderende omgeving
· Mogelijkheid om prioriteiten te stellen en strakke deadlines te halen
· Bij voorkeur interesse in mode, beauty, media en/of entertainment.
· Minimaal 1-2 jaar professionele ervaring vereist (directe ervaring in de sector is een pluspunt)
E-mail CV naar [email protected]