POSITIE TITEL: Front of House / VIP Relations Assistant
Afdeling: Publieke relaties
Niet vrijgesteld; Full time
Bollare Communicatie is op zoek naar een zeer georganiseerd en gedreven persoon voor een fulltime front-of-house-functie in ons kantoor in New York. Deze rol omvat ook het assisteren van de VIP-afdeling met verschillende administratieve taken. Bollare is er trots op samen te werken met enkele van de meest opwindende en innovatieve mode in de branche, beauty- en lifestylemerken en we benaderen de representatie van onze kantoorruimte in dezelfde verhoogde manier.
ESSENTIËLE FUNCTIES
FOH
- Scherm alle inkomende telefoontjes af, routering/aannemen van berichten indien nodig
- Dienen als eerste aanspreekpunt voor alle gasten van Bollare, op gepaste wijze begroeten en begeleiden
- Beheer alle inkomende en uitgaande pakketten
- Organiseer en onderhoud alle kantoorvergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes, zowel voor als na vergaderingen en evenementen
- Coördineren met directeuren van de oostkust en het NYC-team over kantoorbehoeften, inclusief leveringsorders, onderhoudsverzoeken, boekingen van evenementen en boekingen van vergaderruimten
- Directeuren aan de oostkust assisteren met boekhouding en dagelijkse taken
- Coördineren met het NYC-team om ervoor te zorgen dat de showroom is georganiseerd en op de juiste manier wordt verkocht voor vergaderingen
- Organiseer en onderhoud alle gemeenschappelijke ruimtes van het kantoor - zorg ervoor dat alle ruimtes netjes zijn, post / verzonden items / pakketten worden tijdig bij de eigenaar afgeleverd
VIP
- Eigendom en onderhoud van monstervoorraad voor klanten, inclusief documentatie van ontvangen, uitgegeven en geretourneerde producten
- Assisteren bij voorbeeldaanvragen, stylist-trekkingen en VIP-mailers, en identificeren van producten die effectief zouden zijn. Volg de geschiedenis terwijl items worden verzonden/ontvangen naar verschillende stylisten en beroemdheden, inclusief tijdige retournering (indien uitgeleend)
- Assisteren bij het bijhouden van een nauwkeurige kalender van belangrijke branche-evenementen voor VIP-mogelijkheden en lanceringen van klanten
- Onderhoud en organiseer goederen op geschikte opslaglocaties om een hoge standaard van productintegriteit en presentatie te verzekeren.
- Op continue basis bijdragen aan klantrapportage
Bollare hecht veel waarde aan professionaliteit in haar medewerkers. De volgende kenmerken en gedragingen worden geïdentificeerd als voorbeelden van wat er van een werknemer wordt verwacht:
- Toon positieve achting voor anderen in schriftelijke, verbale en non-verbale communicatie
- Werk effectief samen met collega's door stiptheid, gezamenlijke probleemoplossing en open en eerlijke communicatie te beoefenen
- Handel met integriteit, beleefdheid en verantwoordelijkheid, zelfs bij stress of veeleisende werkomstandigheden
- Behoud de vaardigheid waar nodig en goedgekeurd door anderen te ontmoeten op het gebied van verantwoordelijkheid, werkgerelateerd materiaal te lezen en vooraf goedgekeurde training
- Kleed je gepast voor een werkplek met frequente interactie met de klant
- Voldoe aan de normen van vertrouwelijkheid en veiligheid. Werkgebieden op een schone en ordelijke manier houden
KWALIFICATIES
VERPLICHT: Middelbare school diploma en equivalent van gevorderd onderwijs of een of meer jaar public relations stagiair ervaring, waarvan de combinatie van ervaring en opleiding blijk geeft van kennis op gespecialiseerde gebieden om de taken uit te voeren bovenstaand. Het vermogen om zelfstandig te werken om deadlines te halen, organisatorische vaardigheden met aandacht voor detail te demonstreren en nauwkeurig werk te produceren.
VOORKEUR: Associate's degree. Meertalige mogelijkheden.
FYSIEKE EISEN
Minimale lichamelijke inspanning. Tijdens het uitvoeren van de taken van deze functie moet de werknemer vaak zitten, communiceren en objecten bereiken en manipuleren. De functie vereist mobiliteit. Taken omvatten het regelmatig verplaatsen van materialen tot 10 pond en af en toe tot 25 pond. Handvaardigheid en coördinatie zijn vereist gedurende 70% van de werkperiode bij het bedienen van apparatuur zoals computertoetsenbord, muis, rekenmachine en soortgelijke machines.
ARBEIDSVOORWAARDEN
Gebruikelijke werkomstandigheden op kantoor. Het geluidsniveau in de werkomgeving is typerend voor de meeste kantooromgevingen. Incidentele vroege ochtend- en avonduren zijn nodig om deelname aan verlengde kantooruren of ter ondersteuning van externe evenementen mogelijk te maken.
TOEZICHTVERANTWOORDELIJKHEID
Geen
TOEZICHT ONTVANGEN
Werkt onder direct toezicht van directeuren van de oostkust.
De bovenstaande beschrijving heeft betrekking op de belangrijkste uitgevoerde taken, maar omvat geen ander gerelateerd incidenteel werk.
Solliciteren: stuur je cv naar: [email protected], onderwerpregel FOH / VIP Relaties Assistent.