Een toonaangevend communicatiebedrijf in New York zoekt een Executive Assistant ter ondersteuning van de Founding Partner van het bedrijf, een ervaren professional met diepgaande ervaring in wereldwijde marketing en media. Het bedrijf is gespecialiseerd in public relations-strategieën voor een diverse klantenkring in de sectoren mode, luxe, lifestyle, reizen, interieurdesign, sterke drank, media en entertainment. Dit is een zeldzame, fulltime kans voor een ambitieus, gemotiveerd individu om in contact te komen met een algemeen bekende, gerespecteerde figuur in de beschreven gemeenschappen. Kandidaten moeten uiterst gedetailleerd en oplossingsgericht zijn, superieure communicatieve en organisatorische vaardigheden hebben, evenals een sterk verlangen om het bedrijf te leren. Dit is een veeleisende omgeving met uitstekende mogelijkheden om te groeien en te werken in lifestyle marketing voor consumenten.
ROL & VERANTWOORDELIJKHEDEN
- Beheer een groot aantal planningen voor een zware agenda met afspraken, inclusief coördinatie van bedrijfsvergaderingen, telefonische vergaderingen en externe afspraken
- Maak en onderhoud gedetailleerde takenlijsten en zorg ervoor dat u zich houdt aan de dagelijkse agenda's
- Beantwoord telefoons en stuur alle inkomende oproepen snel en efficiënt door naar de juiste partij; Verwacht een hoog belvolume
- Communiceren en afhandelen van inkomende en uitgaande elektronische uitwisselingen namens Founding Partner
- Coördineren van alle reisarrangementen; Beheer reserveringen en maak gedetailleerde reisroutes
- Genereer onkostendeclaraties en bewaak de toepasselijke budgetten
- Bereid verschillende documenten en correspondentie voor, waaronder rapporten, brieven, memo's en presentatiemateriaal
- Prioriteer en regisseer meerdere projecten tegelijk; doelstellingen met een gevoel van directheid nastreven
- Organiseer achtergrondmateriaal en geef beknopte overzichten van relevante informatie; Bereid onderzoeksbriefings voor zoals gevraagd
- Help waar nodig op een zeer discrete manier bij verschillende persoonlijke zaken
- Regelmatig inchecken buiten de normale kantooruren om te helpen bij onvoorziene problemen wanneer deze zich voordoen
KWALIFICATIES
- Bij voorkeur Bachelor's Degree
- Ervaring in de public relations-industrie of het assisteren van een leidinggevende op hoog niveau bij voorkeur;
- Het is cruciaal om flexibel, proactief, vindingrijk en efficiënt te blijven onder druk
- Moet beschikken over uitzonderlijke interpersoonlijke, verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden
- Professionele houding en hoge mate van discretie vereist
- Vaardigheid in Microsoft Office-programma's, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook
- Bezit van sterke vaardigheden op het gebied van agendabeheer, inclusief de coördinatie van complexe directievergaderingen
- Moet buitengewoon georganiseerd zijn met een sterke aandacht voor detail
- Moet genieten van administratieve uitdagingen en gezond verstand gebruiken
Solliciteren: stuur je cv naar Joanne op: [email protected].