Vernon Company is op zoek naar een Executive Assistant ter ondersteuning van de President en CEO. Deze persoon vereist eersteklas vaardigheden, een gepolijste en professionele houding en het vermogen om te multitasken onder strakke deadlines. Ideale kandidaten zijn slim, opmerkzaam en hebben een sterke ondernemersgeest. Van belang is dat deze persoon zelfstandig kan werken. Ideale vroegere ervaring van reclame, uitgeverij, marketing, creatief bureau, kleding- of lifestylemerken, detailhandel, advies.
Verantwoordelijkheden
- Beheer complexe en drukke directieagenda en blijf op de hoogte van dagelijkse afspraken, vergaderingen en deadlines
- Controleer zware e-mailactiviteit en zorg ervoor dat alle inkomende correspondentie op de juiste manier en tijdig wordt afgehandeld
- Zorg voor vitale materialen en houd toezicht op de logistiek voor gesprekken en vergaderingen
- Screen en router oproepen, reageer op interne en externe vragen en verstrek informatie binnen het bereik van de autoriteit
- Gebruik uitstekende communicatieve vaardigheden om te communiceren met vooraanstaande klanten en leidinggevenden
- Coördineren van binnenlandse en internationale reisroutes, inclusief het regelen van vervoer van punt tot punt
- Afstemmen met persoonlijke verplichtingen en afspraken
- Gebruik sterke schrijfvaardigheden om zakelijke correspondentie op te stellen, materialen te bewerken en te proeflezen en rapporten en voorstellen op te stellen
- Marktonderzoek en rapporten uitvoeren over potentiële klanten en bureaus
- Stagiaires werven en begeleiden
- Behandelen en onderhouden van bonnen en financiële documenten voor Accountant
- Onderhoud een uitgebreide bibliotheek met digitale en harde bestanden
- Onderhouden van een uitgebreide database met contacten
- Algemeen kantooronderhoud
Kwalificaties
- Bachelor diploma; geen recent afgestudeerden
- 2+ jaar ervaring in het ondersteunen van senior management
- Duidelijke aanwijzingen kunnen geven en zelfstandig kunnen werken
- Flexibiliteit om overuren te maken en indien nodig buiten kantooruren te reageren via e-mail
- Gevorderde vaardigheid met MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
- Geavanceerde vaardigheid met Mac-computers en -software en de mogelijkheid om kleine technische problemen op te lossen
- Hoge mate van initiatief en gevoel van urgentie met sterke doorzetting
- Zeer georganiseerd met nauwgezette aandacht voor detail
- Bewezen probleemoplossende vaardigheden
- Geschiktheid om te anticiperen op uitvoerende behoeften
- Comfort met directe/openhartige communicatiestijl
- Moet momenteel woonachtig zijn in New York City
Om te solliciteren, stuur je cv naar [email protected], onderwerpregel Bureau Coördinator.