SUCCARRA is op zoek naar een Executive Assistant / Office Manager voor ons kantoor in New York City. Deze persoon zal rechtstreeks met de directeuren werken aan een breed scala van belangrijke ontwerp-, reis-, plannings-, kantoorbeheer-, accountbeheer- en klantrelaties. Dit is een uitdagende en opwindende functie die uitzonderlijke organisatorische, communicatieve en probleemoplossende vaardigheden vereist. We zijn op zoek naar een persoon die efficiënt en proactief is met een uitzonderlijke smaak en een scherp gevoel voor discretie.
Essentiële Functies, Uitvoerend Assistent:
- Uitvoeren van complexe administratieve taken op hoog niveau
- Toevertrouwd met zeer vertrouwelijke/gevoelige informatie
- Anticipeer op de behoeften van de directeur en de klant en bepaal de noodzakelijke acties/middelen
- Oefen een onafhankelijk oordeel en gebruik geavanceerde redeneervaardigheden. Er wordt een grote mate van creativiteit en speelruimte verwacht
- Effectief communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
- Maak een dagelijkse Executive-route met telefoonnummers, vergaderagenda's en andere correspondentie
- Beheer en begeleid in-office evenementen en fotoshoots. Omvat coördinatie met het gebouw, de leverancier en de klant om te zien dat alle stukken op één lijn liggen
- Uitvoeren van diverse administratieve taken zoals het bijwerken van mappen, faxen, kopiëren, verzenden/verzenden van pakketten of correspondenties en volgen indien nodig, proeflezen, archiveren, benodigdheden bestellen en het hele bedrijf beheren kalenders
- Werk zo nodig aan extra opdrachten
- Beheer alle klantrelaties, debiteuren en crediteuren.
- Beheer het accountbeheer van de klantenservice met verkoopteams in het hele land.
Essentiële Functies, Office Manager-Receptioniste.
- Telefoon beantwoorden en bellers doorverwijzen naar de juiste medewerker
- Ontvang inkomende dagelijkse leveringen
- Begroet binnenkomende gasten
- Bijhouden van showroom- en vergaderruimtekalenders
- Voer wekelijks onderhoud aan showroom en vergaderruimte uit, evenals voor en na externe vergaderingen
- Koop en regel bloemen voor kantoor en showroom, indien nodig
- Contacten onderhouden met het gebouwbeheer over kantooronderhoudskwesties
- Houd het monstergebied schoon, georganiseerd en goed gevuld
- Kantoorprinters onderhouden
- Bewaak en bestel kantoorbenodigdheden
- Communiceer af en toe HQ-aankondigingen
Kwalificaties:
- Uiterst vindingrijk en flexibel met een can-do-houding die gedijt in een snelle omgeving
- In staat om rustig te werken onder druk en om strakke deadlines te halen
- Sterke aandacht voor detail en het vermogen om prioriteiten te stellen binnen een multitasking-omgeving
- Goed leiding kunnen geven, maar ook proactief kunnen werken en zelfsturing kunnen geven
- Geavanceerde probleemoplossende vaardigheden die blijk geven van een goed beoordelingsvermogen
- Hoge mate van professionaliteit en integriteit
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Bij voorkeur afgestudeerd aan een Fashion Based College-programma
- Kennis van Quickbooks, Fashion GPS, JOOR, Excel-programma's bij voorkeur
Om te solliciteren, stuur je cv naar Nash at [email protected], onderwerpregel Directieassistent / Officemanager.