Afbeelding met dank aan Small Girls PR
Foto: kleine meisjes PR
Missie van de baan
Kleine meisjes PR zoekt enthousiaste, georganiseerde, doorzetter met meer dan 2 jaar ervaring om ons groeiende team te versterken.
De Office Manager moet een Pepper Potts-achtige voorliefde hebben voor organisatie en detail, samen met de drive en het commando van Captain Kirk van de Starship Enterprise. Een zinvolle bijdrage leveren aan het team, een evenwichtige en kalme houding behouden onder stress, en het kantoor runnen zoals je het bezit, zijn de sleutel tot deze rol (lees: een moderne, stoere Joan kanaliseren) Holloway).
Ideale kandidaten hebben een bachelordiploma en meer dan 2 jaar kantoorondersteuning of assistent-ervaring in een snelle omgeving.
Rol Verantwoordelijkheden & Resultaten
- Zorg voor een georganiseerde en goed beheerde kantoorruimte
- Zorg voor een schone en georganiseerde werkruimte
- Documentatie bijhouden van waar alles zich op kantoor bevindt in lay-out en deze organisatie handhaven
- Koop kantoorbenodigdheden en inventariseer de huidige benodigdheden om meer te kopen voordat een item op is
- Beheer van leveranciersrelaties en coördinatie daarin voor het huidige SGPR-hoofdkantoor en eventuele toekomstige kantoorruimtes: Verizon, Con-Ed, National Grid, Super, verhuurder, schoonmaakster, verzekeringsadvocaten, gezondheidsagenten, aannemers, enz. ervoor zorgen dat ze op tijd worden betaald
- Houd het schoonmaakschema van het kantoor bij en laat de vaatwasser dagelijks draaien
- Contacten onderhouden met IT-bedrijf voor installatie en onderhoud van kantoorcomputers, scanner, printer en wifi
- Ideeën bedenken en coördineren van inrichtingen die de esthetiek of efficiëntie van het kantoor verbeteren
- Creatie & organisatie van klantenmappen
Verantwoordelijk voor het volgen en documenteren van financiën en het bieden van on-site ondersteuning aan onze externe boekhouder
- Stort twee keer per week cheques van klanten en rapporteer dagelijks nieuwe cheques aan de boekhouder
- Volg en rapporteer klantkosten aan de boekhouder
- Onkostendeclaraties van medewerkers opvragen en verwerken, twee keer per maand rapporteren aan de boekhouder
- Ontvangstbewijzen volgen en uitstroom van geld op bedrijfsrekening categoriseren
- Ontvangstregistratie en organisatie
HR-lead assisteren bij het inwerken van nieuwe medewerkers
- Stuur alle inkomende e-mails door voor aanwerving
- Bereid je voor op de komst van nieuwe medewerkers door werkstations in te stellen, sleutels te laten maken en visitekaartjes te kopen
- Voeg nieuwe medewerkers toe aan alle interne systemen
Bedrijfscultuur
- Breng positiviteit in de werkomgeving via verschillende middelen (houding, activiteiten)
- Neem de leiding over personeelsfeesten: verjaardagen, jubilea en cruciale momenten met creativiteit en bedachtzaamheid
- Plan personeelslunches eenmaal per maand en teambindingsactiviteiten eenmaal per kwartaal
- Op verzoek bijdragen aan brainstorms van klanten
- Cadeaus kopen en verzenden naar klanten en connecties
Liaison tussen Small Girls East & West
- Boek reisarrangementen wanneer teams tussen kusten reizen
- Coördineren van initiatieven voor teambuilding aan de kust
- Coördineer het delen van teamagenda's en beheer interoffice-updates
- Dienen als teamgenoot van SGPR NY Office Manager
Competenties — Voorbeelden zijn:
- Gedetailleerd - Herkent een typfout op een kilometer afstand, is ijverig met opmaak, controleert alles twee keer en vergeet of mist nooit een deadline.
- Zelfstarter — Je bent enthousiast over de mogelijkheid om volledige projecten en opdrachten te bezitten. Je voelt je helemaal op je gemak als je autonoom bent.
- Creatief — Je houdt ervan om nieuwe en experimentele manieren te bedenken om het kantoor extra soepel te laten verlopen en om je teamleden te vieren.
- Efficiënt — U kunt snel werken zonder concessies te doen aan de kwaliteit van het werk.
- In evenwicht - In staat om nuchter en kalm te blijven onder stress.
- Aanpassingsvermogen — U past zich snel aan veranderende prioriteiten aan en gaat effectief om met complexiteit en verandering.
Andere dingen van bijzonder belang:
- Jaarlijkse vakantie, op ons. Bekijk eerdere op Instagram op https://www.instagram.com/explore/tags/sgpretreat/
- 401(k): Beter dan passend, voor 2016 zullen Small Girls 3% van uw jaarsalaris bijdragen aan uw pensioenspaarfonds, ongeacht of u voor het jaar bijdraagt of niet.
- Gelukkige werkomgeving: leuke en productieve werkplek, niet-competitief (werknemers worden erkend voor het veiligstellen van plaatsingen) voor klanten buiten hun directe domein en het helpen van andere hubteams), Iedereen was verantwoordelijk voor het ondersteunen van het team.
- Sterke bedrijfscultuur: groepsevenementen (massage- en yogadagen! thema kleding dagen! rotsklimexcursies!) Feesten (verjaardagen! prestaties! vrijgezellen! vakanties!) Medewerkers bevoegd om cultuuractiviteiten te onderhouden en in te voeren (iedereen pakt een stukje van) de SGPR-taart in hun eigen belang om hun aandeel te leveren om van dit bedrijf de beste plek te maken om deel uit te maken van).
Toepassen
Solliciteer door te mailen [email protected] met LA OFFICE MANAGER in de onderwerpregel en we nemen contact met je op!