Top PR-bedrijf met hoofdkantoor in NYC heeft een onmiddellijke opening van parttime tot fulltime Operations Manager. Sluit je aan bij een uitzonderlijk team van zelfstarters binnen een leuk, vriendelijk en snel PR-bureau. Word lid van een geweldig en uitzonderlijk divers team in onze kantoren in NYC. Een team waar je stem wordt gehoord, wekelijks creatieve en leuke projecten en echte resultaten worden geboekt. Een competitief salaris, gezondheids- en visievoordelen voor fulltime medewerkers, flexibel schema, 15% reizen en groeipotentieel.
De Operationeel Manager is verantwoordelijk voor:
- Beheer en verhoog de effectiviteit en efficiëntie van Support Services (HR, IT en Finance), door middel van verbeteringen aan elke functie evenals coördinatie en communicatie tussen support en business functies.
- Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van organisatorische strategieën, beleid en praktijken
- Toezicht houden op algemeen financieel beheer, planning, systemen en controles.
- Fungeren als primaire contactpersoon voor juridisch adviseurs bij het oplossen van juridische problemen, b.v. auteursrecht, bestuursinstrumenten, licenties enz.
- Verzorgen van organisatorische verzekeringen.
- Interne communicatie en verificatie
- Behoud van het merkimago van het bedrijf zowel intern als extern
- Betrokkenheid bij herstructurering en uitvoering van het bedrijf
- Stuur dagelijks/wekelijks informatie naar groepen zoals aandeelhouders, consumenten, de eigen werknemers van het bedrijf en de CEO.
- Werk rechtstreeks met HR aan beleid en procedures
- Werk rechtstreeks samen met gebouwbeheer aan de verhuur van kantoorruimte en beheer van IT-gerelateerde problemen
- Het verstrekken van adviesdiensten over zaken met betrekking tot fondsenwerving, belasting- en verzekeringskwesties, en bedrijfsstructuur en -groei
- Verwerk en ontvang wekelijks leveringsorders voor teamleden
- Contractbeoordeling en onderhandelingen
- Zorg ervoor dat de operaties naadloos verlopen in alle Beautiful Planning Marketing & PR-kantoren, waaronder San Francisco, Vancouver en Londen.
Verantwoordelijkheden:
- Verbeter de operationele systemen, processen en het beleid ter ondersteuning van de missie van organisaties - in het bijzonder, ondersteuning van betere managementrapportage, informatiestroom en -beheer, bedrijfsproces en organisatie planning.
- Speel een belangrijke rol in langetermijnplanning, inclusief een initiatief gericht op operational excellence.
- Beheer van het agentschapsbudget in afstemming met de CEO en de In House Accountant.
- Ontwikkeling van individuele programmabudgetten - d.w.z. Bevoorrading
- Ontwikkeling van verkoopdoelen
- Salarisbeheer, inclusief tabel met opgebouwde personeelsbeloningen.
- Goedkeuring met boekhouding voor uitbetaling van cheques voor bemiddelingskosten.
- Organisatie van fiscale documenten.
- Regelmatig overleg met CEO rond fiscale planning.
- Begeleiden en coachen van het operations team inclusief office manager, HR en Accounting op een tweewekelijkse basis.
Verantwoordelijkheden per functie
Financieel management
- Direct jaarlijks budgetterings- en planningsproces voor het jaarbudget van de organisatie met ED
- Jaarlijks budget opstellen en beheren
- Toezicht houden op maandelijkse en driemaandelijkse beoordelingen en prognoses van de financiële prestaties van de organisatie ten opzichte van budget, financiële en operationele doelen. Toezicht houden op financiële en managementrapportage op korte en lange termijn.
- Assisteren van CEO en Accountant bij het opstellen van het jaarlijkse organisatiebudget en het bewaken van de cashflow.
- Beoordelen van salaris- en organisatieverzekeringen.
- Zorg ervoor dat verzoeken van de afdeling Boekhouding worden opgelost en tijdig worden gecommuniceerd aan interne en externe partijen.
- Ontwikkel langetermijnprognoses en onderhoud financiële langetermijnplannen.
- Ontwikkelen, onderhouden en bewaken van alle verkoop- en boekhoudsystemen en procedures voor het vastleggen van alle toezeggingen, facturen en ontvangsten en voor het vastleggen van alle omzettransacties, verbeteringen aanbevelen en implementeren om: systemen.
- Wees een contactpersoon met alle externe leveranciers.
Organisatorische effectiviteit
- Beheer functies.
- Verhoog de effectiviteit en efficiëntie van Support Services door verbeteringen aan elke functie (HR, IT, Finance) en coördinatie en communicatie tussen functies.
- Stimuleer initiatieven in het managementteam en organisatorisch die bijdragen aan operationele uitmuntendheid op de lange termijn.
- Het verstrekken van adviesdiensten over zaken die verband houden met het huren van kantoorruimte, belasting- en verzekeringskwesties, en de bedrijfsstructuur en -groei.
Organisatorisch leiderschap
- Als lid van het managementteam bijdragen aan de planning en strategie van de organisatie op korte en lange termijn
Risicomanagement
- Fungeren als primaire contactpersoon voor juridisch adviseurs bij het oplossen van juridische problemen, b.v. auteursrecht, antitrust, bestuursinstrumenten, partnerschappen, licenties enz.
- Verzorgen van organisatorische verzekeringen.
Kwalificaties
- Minimaal 3 jaar ervaring in financieel management
- Sterke achtergrond en werkervaring in Finance
- Uitstekende computervaardigheden en bekwaam in Excel, Word, Outlook en Access
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- 3 plus jaar ervaring in boekhouding
- Kennis van professional services/PR of marketing contractmanagement en +Kennis en ervaring in organisatorische effectiviteit en operations management bij het implementeren van best practices.
- Aantoonbaar leiderschap en visie bij het managen van stafgroepen en grote projecten of initiatieven.
- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en een collaboratieve managementstijl.
- Budgetontwikkeling en toezichtervaring
- Een aangetoonde toewijding aan hoge professionele ethische normen en een diverse werkplek
- Kennis van fiscale en andere nalevingsimplicaties voor LLC's.
- Blinkt uit in het werken in een snelle, gemeenschappelijke omgeving
- Uitstekende people manager, open voor richting en + collaboratieve werkstijl en toewijding om de klus te klaren
- Mogelijkheid om kwesties die van belang zijn voor de organisatie uit te dagen en te bespreken.
- Mogelijkheid om situaties vanuit verschillende gezichtspunten te bekijken
- Overtuigend met details en feiten
- Delegeer verantwoordelijkheden effectief
- Hoog comfortniveau werken in een diverse omgeving
Dit is voor onmiddellijke beschikbaarheid. Beautiful Planning Marketing & PR is een werkgever met gelijke kansen. Bij interesse graag je motivatiebrief en CV mailen Shirley Bij [email protected]. Gelieve niet te bellen.
AGENTSCHAP VERKLARING
Bij Mooie Planning Marketing & PR LLC onze missie wordt volledig gerealiseerd door een enkel woord, communicatie. Als PR-bureau is het onze missie om voortdurend onberispelijke, tijdige en consistente communicatie te verspreiden tijden met een firma die belangrijk is dat die communicatie begrijpelijk is en te allen tijde goed wordt verwerkt redenering. Communicatie is de nexus van al ons werk bij Beautiful Planning Marketing & PR. Het is onze missie om het te laten resoneren in de manier waarop we in huis werken, team-tot-team, systeem-naar-systeem, persoon-tot-persoon en teamlid tot klant. We zijn ons te allen tijde bewust van het belang om actief te luisteren naar elkaar, onze klanten en wat er in de media gebeurt en opzettelijk een hoog niveau van nauwkeurig vervaardigde en gecommuniceerde berichten naar het grote publiek via de media pushen voor onze klanten. Het is onze missie om onze communicatie op alle niveaus consequent te bezitten en er verantwoordelijk voor te zijn, deze te beschermen en ervoor te zorgen dat deze altijd consistent en nooit verwaterd is.
Ga voor meer informatie over BPMPR naar: http://www.beautifulplanning.com.