DMA United is op zoek naar een fulltime Executive Assistant voor ons kantoor in TriBeCa/New York City. De uitvoerend assistent is verantwoordelijk voor alle aspecten van het onderhouden van de kantooromgeving en het handhaven van een soepele workflow voor het bureau. Dit omvat: algehele bedrijfsvoering van het bureau: schoonhouden van het pand, inkoop benodigdheden, verzending: post, messenger, overnachting, speciale projecten: vakantiegeschenken voor klanten, kantoordiner/verjaardagen van personeel en evenementen.
De ideale kandidaat is een zeer intelligente zelfstarter met een "get it done"-houding en een passie voor resultaten. Een echte professional met een verzorgd uiterlijk, een oprechte liefde en interesse voor mode en de ervaring en wens om met creatieve mensen te werken. Ben je georganiseerd en nauwkeurig, solliciteer dan.
Verantwoordelijkheden zijn in de volgende categorieën:
KANTOOROMGEVING
- Open dagelijks kantoor en zorg dat alles klaar is voor de werkdag.
- Onderhoud keuken, vergaderruimtes, badkamers en alle benodigdheden (Art Dept., Office, Cleaning, Kitchen).
- Bereid je voor op interne vergaderingen (projector opzetten), zorg dat vergadertafels schoon en beschikbaar zijn voor gebruik.
- Begroet alle klanten/gasten en bied een uitnodigende ervaring met het werken met het bureau.
- Beheer alle kantoordiensten en externe leveranciers: bloemen, sanitair, schilderen, mensen schoonmaken, ramen, enz.
SCHEMA:
- Beheer de algemene kantoorplanning, specifiek voor de CEO.
BOEKHOUDEN
- Beheer inkooporders.
- Archivering van alle juridische en zakelijke documenten - maak van elk een digitaal document.
- Beheer van kleine kas- en bankactiviteiten.
- Beheer messengers, FedEx, sorteer en distribueer inkomende post.
HET
- Vertrouwd zijn met de werkprocedure van alle kantoorrelevante technologie: internettoegang, telefoon, wifi, database.
- Interface met IT'er bij problemen, updates, etc.
- Beheer zakelijke mobiele accounts voor senior partners/werknemers
TELEFOON
Primaire verantwoordelijkheid voor het beheren/afhandelen van alle inkomende telefoongesprekken, het aannemen van berichten, het controleren van voicemails, opvolgen waar nodig.
• Assisteren bij telefonisch contact, op verzoek van het senior management.
Ervaring en kwalificaties:
- Bachelor diploma
- Minimaal 1-2 jaar gerelateerde administratieve ondersteuning / mode- of marketingervaring heeft de voorkeur
- Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ideale kandidaat heeft ervaring/kennis van: luxe lifestyle merken.
- Inzichtelijk, innovatief en past zich goed aan een dynamische en snelle omgeving aan.
- Sterke Microsoft Office-vaardigheden (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Aanmeldingsprocedure:
Stuur dan een e-mail naar:[email protected] met "Executive Assistant" in het onderwerp.
- Hervat.
- Sollicitatiebrief inclusief uw relevante ervaring en compensatie-eisen.