POSITIE TITEL: Assistent digitale relaties
Afdeling: Digitale Divisie, Public Relations
Niet vrijgesteld; Deeltijd
DOEL: Administratieve taken uitvoeren voor de Account Supervisor van de Digitale Afdeling; verschillende soorten kantoorgerelateerde taken uitvoeren die verband houden met de organisatie, inventaris en beheer van monsters. Onderhouden van contacten met influencers en bloggers, bijdragen aan klantrapportage op continue basis, assisteren bij het spotten van klantplaatsingen. Vertegenwoordig het bedrijf in zowel online als openbare fora. Bied waar nodig administratieve assistentie, met name gericht op agendaplanning en betrokkenheid van functionele elementen van het serviceaanbod van het bedrijf.
ESSENTIËLE FUNCTIES
- Eigendom en onderhoud van monstervoorraad voor klanten, inclusief documentatie van ontvangen, uitgegeven en geretourneerde producten. Coördineren en afhandelen van opdrachten met een hoog organisatieniveau, aandacht voor detail, archivering en nauwkeurigheid. Dit omvat indien nodig telefoon (beantwoorden) en berichtverspreiding.
- Aansturen van Account Supervisor, assisteren bij voorbeeldaanvragen, digitale mailers en verzendingen, en showroom pulls, het identificeren van producten die effectief zouden zijn. Houd de geschiedenis bij terwijl items worden verzonden/ontvangen naar verschillende influencers en bloggers, inclusief tijdige retournering (indien uitgeleend).
- Faciliteren en onderhouden van klantmateriaal, inclusief links, afbeeldingen, logins, prijzen en merkinformatie.
- Assist Account Supervisor bij het bijhouden van nauwkeurige influencer- en bloggerlijsten, klantenlanceringen en tijdige digitale kansen.
- Coördineren met andere administratieve functies om taken te plannen en uit te voeren in een efficiënte en gestroomlijnde reeks processen; dit strekt zich uit tot administratieve taken namens het gehele departementale orgaan.
- Organiseer en onderhoud gemeenschappelijke kantoorruimtes en/of evenementenlocaties (indien van toepassing) voor netheid, pakketbezorging/distributie - kantoorbezoekers en tevredenheid van deelnemers is een focus.
- Onderhoud en organiseer goederen op geschikte opslaglocaties om een hoge standaard van productintegriteit en presentatie te verzekeren.
- Bescherm de vertrouwelijkheid van alle records en bedrijfsprocessen zoals aangegeven door de Account Supervisor.
Bollare hecht veel waarde aan professionaliteit in haar medewerkers. De volgende kenmerken en gedragingen worden geïdentificeerd als voorbeelden van wat er van een werknemer wordt verwacht:
- Toon positieve achting voor anderen in schriftelijke, verbale en non-verbale communicatie
- Werk effectief samen met collega's door stiptheid, gezamenlijke probleemoplossing en open en eerlijke communicatie te beoefenen
- Handel met integriteit, beleefdheid en verantwoordelijkheid, zelfs bij stress of veeleisende werkomstandigheden
- Behoud de vaardigheid waar nodig en goedgekeurd door anderen te ontmoeten op het gebied van verantwoordelijkheid, werkgerelateerd materiaal te lezen en vooraf goedgekeurde training
- Kleed je gepast voor een werkplek met frequente interactie met de klant
- Voldoe aan de normen van vertrouwelijkheid en veiligheid. Werkgebieden op een schone en ordelijke manier houden
KWALIFICATIES
VERPLICHT: Middelbare school diploma en equivalent van voortgezet onderwijs of een of meer jaren public relations stagiair ervaring, waarvan de combinatie van ervaring en opleiding blijk geeft van kennis op gespecialiseerde gebieden om de bovenstaande taken. Het vermogen om zelfstandig te werken om deadlines te halen, organisatorische vaardigheden met aandacht voor detail te demonstreren en nauwkeurig werk te produceren.
VOORKEUR: Associate degree. Meertalige mogelijkheden.
FYSIEKE EISEN
Minimale lichamelijke inspanning. Tijdens het uitvoeren van de taken van deze functie moet de werknemer vaak zitten, communiceren en objecten bereiken en manipuleren. De functie vereist mobiliteit. Taken omvatten het regelmatig verplaatsen van materialen tot 10 pond en af en toe tot 25 pond. Handvaardigheid en coördinatie zijn vereist gedurende 70% van de werkperiode bij het bedienen van apparatuur zoals computertoetsenbord, muis, rekenmachine en soortgelijke machines.
ARBEIDSVOORWAARDEN
Gebruikelijke werkomstandigheden op kantoor. Het geluidsniveau in de werkomgeving is typerend voor de meeste kantooromgevingen. Incidentele vroege ochtend- en avonduren zijn nodig om deelname aan verlengde kantooruren of ter ondersteuning van externe evenementen mogelijk te maken.
TOEZICHTVERANTWOORDELIJKHEID
Geen
TOEZICHT ONTVANGEN
Werkt onder directe supervisie van Account Supervisor.
De bovenstaande beschrijving heeft betrekking op de belangrijkste uitgevoerde taken, maar omvat geen ander gerelateerd incidenteel werk.
Solliciteren: stuur je cv naar: [email protected], onderwerpregel Medewerker Digitale Relaties.