Paul Wilmot Communications is op zoek naar een fulltime, betaalde stagiair om administratieve ondersteuning te bieden aan de directeuren van het bureau. De gedetailleerd georiënteerde, onberispelijk georganiseerde kandidaat in deze rol is verantwoordelijk voor het onderhouden van Director's agenda's, het plannen van vergaderingen en het coördineren van reizen, en het verzorgen van andere administratieve behoeften die zich voordoen dagelijks.
Verantwoordelijkheden omvatten::
- Zorgen voor een georganiseerde dagelijkse planning en workflow voor het Executive Team.
- Beheer de agenda's van Executive, plan alle vergaderingen en persoonlijke afspraken zoals gevraagd, en houd toezicht op de voltooiing ervan
- Bereid briefingmateriaal voor voor elke vergadering, inclusief het invullen van het nodige onderzoek, bedrijfsachtergrond en biografieën van deelnemers aan de vergadering
- Alle reisarrangementen afhandelen
- Onkosten beheren - onkostendeclaraties indienen, vergoedingen volgen, enz.
- Begroet alle gasten voor afspraken, begeleid ze naar geschikte vergaderruimtes en neem jassen aan, evenals het beheren van de opstelling met drankjes / eten voorafgaand
- Voltooi alle aanvullende administratieve taken die van de Executives worden vereist
- Blijf op de hoogte van bedrijfsgebeurtenissen en prioriteiten en houd de vinger aan de pols van de behoeften van de organisatie
- Cover telefoons/boodschappers/receptie wanneer Assistant Office Manager is tijdens de lunch/gebruik van het toilet/off en Office Manager is niet beschikbaar
- Coördineren van perspreviews voor het hele bureau en werken samen met accountteams om een succesvolle aanwezigheid en merkbekendheid te garanderen
Functie-eisen:
- Ongelooflijk gedetailleerd en georganiseerd
- Werkt goed onder druk
- Proactief. Proactief. Proactief.
- Een doorzetter met een no-task-is-te-groot-of-te-klein mentaliteit
- Een zeer bekwame communicator (via e-mail, persoonlijk, enz.)
- Optimistisch en energiek
- Mogelijkheid om met meerdere taken tegelijk te jongleren en dienovereenkomstig prioriteiten te stellen
Solliciteren: stuur je cv naar: [email protected].