Het lifestyle-modemerk Rachel Roy zoekt een persoonlijke assistent ter ondersteuning van een senior executive op hoog niveau. DEZE FUNCTIE IS GEBASEERD IN LOS ANGELES, CA.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Primaire verantwoordelijkheden zijn onder meer:
- Dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse organisatie van de kalender van de leidinggevende. Plannen en bijhouden van de agenda zodat leidinggevenden naadloos van afspraak naar afspraak kunnen gaan - vervoer plannen voor externe vergaderingen of telefonische vergaderingen faciliteren. Assistent om de agenda van de leidinggevende ook aan de juiste teamleden te communiceren.
- Planning en coördinatie van reizen van leidinggevenden - lokaal, binnenlands en internationaal. Omvat het beveiligen van vlieg- en treinkaartjes, visa, paspoorten, hotelreserveringen en vervoer over land en het samenstellen van een reisdocument voor elke reis.
- Interne communicatie indien nodig met moederbedrijf met hoofdkantoor in Californië en dagelijkse communicatie met merkspecifiek kantoor in NYC.
- Vlekkeloze externe communicatie en relatieopbouw met het bestaande netwerk van leidinggevende.
- Coördinatie met het huispersoneel van de uitvoerende macht om te zorgen voor een soepel verloop van huis en kantoor in huis.
- Kledingkast en schoonheidscoördinatie. Planning van schoonheidspartners - haar, make-up, enz.
Coördinatie van garderobe voor vergaderingen, evenementen en fotoshoots - Dagelijks onderzoek en communicatie van grote nieuwsverhalen, culturele gebeurtenissen en cultureel belangrijke evenementen.
- Dagelijkse contacten met interne Marketing & Public Relations-medewerkers om de leidinggevende voor te bereiden op persinterviews, fotoshoots en media-interacties.
- Persoonlijke en zakelijke boodschappen, inclusief maar niet beperkt tot: stomerij, verzending, retouren, reserveringen, het kopen van geschenken en het genereren van bedankbriefjes.
- Maandelijkse onkostendeclaraties maken en verwerken.
VACATURE VEREISTEN
- Expertniveau met Microsoft Office- en MAC-vaardigheid.
- Expertniveau met sociale media: Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest.
- Een proactieve benadering. Kandidaat moet in alle situaties vooruit kunnen denken en proactief oplossingen en alternatieven kunnen bieden.
- Een positieve houding en een "can-do" benadering van alles.
- Een diep verlangen en interesse in mode en stijl
- Een passend gevoel voor stijl om de bedrijfscultuur weer te geven
- Bij voorkeur bachelor
UUR/VOORDELEN
- 40 uur/week, bezoldigde functie (check-in regelmatig per e-mail buiten kantooruren)
- Vakantie, feestdagen en ziektedagen
- Gezondheidsvoordelen na een proeftijd van 90 dagen
Om te solliciteren, mail je CV naar Amy at [email protected].