Titel: Account Assistent, PR en VIP
Positie rapporteert aan: JR Account Executive, PR en Account Executive, VIP NYC
Basis functie: Assisteer PR- en VIP-teams bij het dagelijks uitvoeren, coördineren en faciliteren van redactionele en celebrity-verzoeken voor aangewezen accounts met een focus op sieraden.
Essentiële PR-taken, gericht op sieraden:
-
Beheer de logistiek bij het uitvoeren van redactionele voorbeeldaanvragen
* Account Executive informeren over achterstallige retouren
- Ophalen van alle verantwoordelijkheidsbrieven/verzekeringen voor elk monsterverzoek
- Samenstellen van alle leningfiches met relevante informatie
- Alle sieraden op tijd inpakken voor afhaling
- Verkeersinventarisatie op regelmatige basis
* Monsterretouren tijdig inchecken
* Communiceren met redactieassistenten bij diverse publicaties over voorbeeldretouren - Vergemakkelijken van kredietcontroles
- Het verkrijgen en/of bevestigen van de juiste informatie van elke klant indien nodig
- Het invoeren van de details van de kredietcontrole in een persbericht om aanstaande plaatsingen te volgen
- Klanten informeren over eventuele updates over tegoeden als er wijzigingen optreden - Opnemen en track drukken
- Toezicht op de juiste pers aan het begin van elke maand
- Elke plaatsing knippen en scannen om tijdig naar de klant te sturen
- Elke klant informeren over eventuele kredietbeperkingen of wijzigingen in geplande inhoud indien nodig
- Organiseer de distributie van seizoensgebonden lookbook-mailings en/of cadeauartikelen
- Maak wekelijkse trendexplosies en mediawaarschuwingen indien relevant
Essentiële VIP-taken:
- Vergemakkelijken van verzoeken en retourneren van beroemdheden
- Alle verzoeken moeten vooraf worden goedgekeurd op basis van goedgekeurde VIP-lijsten of vragen aan klanten
- Voorbeeldverzoeken opschrijven en voorbeeldretouren inchecken
- Houd het trackrecord bij en bel twee keer per week uitstaande monsters terug en informeer de supervisor over achterstallige leningen of problemen - Coördineer wekelijkse cadeau-initiatieven voor beroemdheden
- Zoek continu en regelmatig naar afbeeldingen van beroemdheden
- Help bij het verzenden van VIP-mediawaarschuwingen en volg de plaatsing van de pers na de distributie van de release
- Bekijk weekbladen voor eventuele VIP-plaatsingen, deel met het VIP-team beroemdheden, geboortes en zwangerschappen
- Stuur media-explosies om VIP-ophaling veilig te stellen
- Reactieve VIP online redactionele plaatsingen crediteren
- Clip beveiligde plaatsingen en stuur ze elke dag naar de juiste klantcontacten - Lijsten bijwerken en onderhouden voor referentie van beroemdheden
- Update stylist & medialijst en Fashion GPS
Overkoepelende taken:
- Houd de voorraadgegevens dagelijks bij en organiseer periodieke voorraadupdates met klanten wanneer feedback relevant is
- Zendingen uitvoeren en controleren
- Zendingen verpakken op een manier die het verzonden item beschermt en tegelijkertijd voldoet aan het verzekeringsprotocol
- Organiseren van zendingen namens onze klanten om vruchtbare media en VIP-mogelijkheden te accommoderen en te maximaliseren
- Zendingen plannen met klanten bij het uitwisselen van inventaris indien nodig
- Het volgen van alle pakketten die op kantoor komen of buiten kantoor worden verzonden - Coördineer goede dankbetuigingen aan redacteuren, stylisten, publicisten en anderen
- Assisteren bij het samenstellen van klantrapporten en activiteitsupdates
- Toezicht houden op en verantwoordelijkheid delegeren aan juweliers
Kwalificaties:
- Minimaal 1 jaar ervaring in fashion public relations (stages of fulltime werkervaring)
- Bachelor diploma
- Uitstekende schrijfvaardigheid
- Uitzonderlijke interpersoonlijke vaardigheden en een positieve houding en teamgericht
- IJverige aandacht voor detail en opmerkelijke organisatorische vaardigheden
- Mogelijkheid om te multitasken en prioriteit te geven aan het beheer van verschillende klanten en hun administratieve behoeften
- Vooruitdenkende mentaliteit en het vermogen om proactief problemen op te lossen
- Vaardig in MS Word, Excel en Outlook en bekendheid met Fashion GPS, Cision en Muck Rack
Geïnteresseerde kandidaten dienen uw cv in PDF in bij [email protected], onderwerpregel Account Assistent, PR + VIP.