Nosaukums: Biroja un cilvēku koordinators
Ziņojumi par pozīciju: Prezidents, finanšu un operāciju vadītājs
Pamatfunkcija: Palīdzēt prezidentam un finanšu un darbības vadītājam biroja uzturēšanā
Būtiski pienākumi:
- Atbildēt un virzīt ienākošos tālruņa zvanus
- Uzstādīšana un tīrīšana visām sanāksmēm konferenču telpā/izstāžu zālēs
- Atjauniniet galveno multivides sarakstu un biznesa kontaktus datu bāzē
- Atjauniniet iespēju komplektu reizi ceturksnī un pēc vajadzības atjauniniet klientu sarakstu
- Sagatavojiet dokumentus jaunam biznesam, tostarp iespēju komplektus un biznesa priekšlikumus
- Pārvaldiet biroja darbības (gan klātienē, gan virtuāli), kas ietver, bet ne tikai: apkopēja grafika organizēšanu, biroja piederumu pasūtīšanu, biroja aprīkojuma (datoru, printeru utt.) pārvaldību
- Darbojieties kā biroja kontaktpunkts ar ēku pārvaldību un plānošanas darbiem, ja nepieciešams, piemēram, pārcēlēji, elektriķi, atslēdznieki utt.
- Pasūtiet dāvanas un ziedus redaktoriem un klientiem
- Tiešie ienākošie biznesa jautājumi, izmantojot Krupp Group vispārējo e-pasta adresi
- Saņemiet biroja pastu, kārtojiet un attiecīgi izsniedziet
- Saskaņojiet e-pastu, tālruni, biroja atslēgu un darba vietu, kas izveidota jauniem darbiniekiem
- Tiešie ienākošie darba un prakses pieprasījumi
- Atjauniniet dažādus Krupp Group dokumentus un uzturiet servera organizāciju
- Strādājiet ar Krupp komandu, lai uzturētu Krupp notikumu kalendāru
- Sagatavojiet iPads un/vai uzņēmuma paketi jaunām biznesa sapulcēm
- Palīdziet prezidentam veikt dažādus ikdienas uzdevumus, tostarp ceļošanu, izdevumu atskaiti, rezervācijas un citus dažādus personiskus pienākumus
- Apstrādājiet un ieplānojiet prezidenta kalendāra tikšanās, tostarp konferences zvanus, sanāksmes, maltītes un pasākumus ar iekšējām un ārējām komandām
- Palīdziet prezidentam un iekšējām komandām modes nedēļā, klientu pasākumos, preses priekšskatījumos un citos projektos
- Pasūtiet kafiju un maltītes prezidentam pēc vajadzības
- Sūtiet katru dienu e-pastu ar ziņu saitēm
- Apkopojiet, izveidojiet un izsūtiet uzņēmuma informatīvos izdevumus reizi ceturksnī
- Pārvaldiet un kurējiet saturu KG sociālajiem kanāliem
o Izveidojiet saturu un pārvaldiet KG Instagram
o Pārveidojiet KG LinkedIn - Pārraugiet prakses programmu
o Izstrādāt un īstenot praktikantu atlases stratēģiju un procesu no sākuma līdz beigām, ieskaitot aprakstu sastādīšanu, norīkošanu, pretendentu atlasi, grafiku, intervijas, piedāvājuma pagarināšanu un iekļaušanu
o Pārvaldīt visu intern komunikāciju un koordinēt attiecīgās nodarbības, pasākumus/darbnīcas
o Darbojieties kā internistu atbildīgā persona vispārīgiem jautājumiem, kā arī pēc vajadzības pārvaldiet sensitīvus jautājumus, tostarp darbības problēmas un sūdzības, un vajadzības gadījumā eskalējiet - Sadarbojieties ar HR, lai izstrādātu un pārvaldītu dažādas kultūras un iesaistes iniciatīvas, lai palīdzētu veicināt pozitīvu un produktīvu darba vidi
- Koordinējiet ar komandu saistītas aktivitātes, piemēram, komandas veidošanu, komandas izbraukumus, brīvprātīgā darba iniciatīvas, dzimšanas dienas un svētku ballītes
Kvalifikācijas
- Patiesa interese par modi un sabiedriskajām attiecībām
- Vēlamas izcilas komunikācijas un rakstīšanas prasmes
- Labi pārzina šādas lietojumprogrammas: Word, Excel, Powerpoint un Outlook
- Spēja ātri pielāgoties, noteikt prioritātes un strādāt pie vairākiem projektiem saīsinātā laika posmā
- Organizēts un spējīgs strādāt ar minimālu virzību un augstu rīcības brīvību
- Vēlama pieredze sociālajos tīklos un Adobe Suite
Lai pieteiktos: Sūtiet savus CV un motivācijas vēstules PDF formātā uz e-pastu [email protected], tēmas rindiņa Biroja un cilvēku koordinators.