Pavadinimas: Biuro ir žmonių koordinatorius
Pozicijos ataskaitos: Prezidentas, finansų ir personalo vadovas
Pagrindinė funkcija: Padėti prezidentui ir finansų bei personalo vadovui prižiūrėti biurą
Esminės pareigos:
- Atsiliepti ir nukreipti įeinančius telefono skambučius
- Visų susitikimų konferencijų salėje/parodų salėse įrengimas ir valymas
- Atnaujinkite pagrindinį žiniasklaidos sąrašą ir verslo kontaktus duomenų bazėje
- Atnaujinkite pajėgumų paketą kas ketvirtį ir prireikus klientų sąrašą
- Rengti dokumentus naujam verslui, įskaitant galimybių paketus ir verslo pasiūlymus
- Tvarkyti biuro operacijas (tiek asmeniškai, tiek virtualiai), kurios apima, bet tuo neapsiribojant: organizuoti valytojų darbo grafiką, užsakyti biuro reikmenis, tvarkyti biuro įrangą (kompiuterius, spausdintuvus, ir tt)
- Veikti kaip biuro kontaktinis taškas atliekant pastato valdymo ir planavimo darbus, kai reikia, pvz., kraustytojai, elektrikai, šaltkalviai ir kt.
- Užsisakykite dovanų ir gėlių redaktoriams ir klientams
- Tiesioginės įeinančios verslo užklausos bendruoju Krupp Group el. pašto adresu
- Gaukite biuro paštą, atitinkamai surūšiuokite ir išduokite
- Koordinuokite el. paštą, telefoną, biuro raktą ir darbo vietą naujiems darbuotojams
- Tiesioginės darbo ir praktikos užklausos
- Atnaujinkite įvairius Krupp Group dokumentus ir prižiūrėkite serverio organizaciją
- Dirbkite su Krupp komanda, kad išlaikytumėte Krupp įvykių kalendorių
- Paruoškite iPad ir (arba) įmonės paketą naujiems verslo susitikimams
- Padėti prezidentui atlikti įvairias kasdienes užduotis, įskaitant keliones, išlaidų ataskaitas, rezervacijas ir kitas įvairias asmenines pareigas
- Tvarkykite ir planuokite susitikimus pagal prezidento kalendorių, įskaitant konferencinius skambučius, susitikimus, maitinimą ir renginius su vidaus ir išorės komandomis
- Padėkite prezidentui ir vidinėms komandoms rengti mados savaitę, klientų renginius, spaudos peržiūras ir kitus projektus
- Užsisakykite kavos ir maisto prezidentui pagal poreikį
- Kasdien siųskite el. laiškus su naujienų nuorodomis
- Rengti, kurti ir siųsti kas ketvirtį įmonės informacinius biuletenius
- Tvarkykite ir kuruokite KG socialinių kanalų turinį
o Kurkite turinį ir tvarkykite KG Instagram
o Atnaujinkite KG LinkedIn
- Prižiūrėti stažuotės programą
o Sukurti ir vykdyti stažuotojų įdarbinimo strategiją ir procesą nuo pradžios iki pabaigos, įskaitant aprašymų rengimas, komandiravimas, kandidatų paieška, planavimas, pokalbiai, pasiūlymo pratęsimas ir įlaipinimas
o Tvarkyti visą stažuočių bendravimą ir koordinuoti atitinkamus užsiėmimus, renginius/seminarus
o Būti stažuotojų atsakingu asmeniu bendrų užklausų klausimais, taip pat tvarkyti jautrius klausimus, įskaitant veiklos problemas ir skundus, kai reikia, ir, jei reikia, eskaluoti
- Bendradarbiaukite su HR, kad sukurtumėte ir valdytumėte įvairias kultūros ir įtraukimo iniciatyvas, kurios padėtų sukurti teigiamą ir produktyvią darbo aplinką
- Koordinuoti su komanda susijusią veiklą, pvz., komandos formavimą, komandų išvykas, savanorystės iniciatyvas, gimtadienius ir šventinius vakarėlius
Kvalifikacijos
· Nuoširdus domėjimasis mada ir viešaisiais ryšiais
· Pageidautina išskirtinių bendravimo ir rašymo įgūdžių
· Gerai išmanote šias programas: Word, Excel, Powerpoint ir Outlook
· Gebėjimas greitai prisitaikyti, nustatyti prioritetus ir dirbti su keliais projektais per trumpą laiką
· Organizuotas ir gebantis dirbti su minimalia kryptimi ir dideliu diskretiškumu
· Pageidautina patirtis socialiniuose tinkluose ir „Adobe Suite“.
Norėdami kreiptis: Savo gyvenimo aprašymą siųskite el [email protected]