כותרת: רכז משרד ואנשים
דוחות עמדה ל: נשיא, מנהל כספים ותפעול
פונקציה בסיסית: לסייע לנשיא ומנהל הכספים והתפעול בתחזוקת המשרד
חובות חיוניות:
- מענה והפניית שיחות טלפון נכנסות
- הקמה וניקיון לכל הפגישות בחדר ישיבות/אולמות תצוגה
- עדכן את רשימת המדיה הראשית ואנשי הקשר העסקיים במסד הנתונים
-עדכן את סיפון היכולות מדי רבעון ואת רשימת הלקוחות לפי הצורך
- הכנת מסמכים לעסקים חדשים, כולל חפיסות יכולות והצעות עסקיות
- ניהול פעולות משרדיות (הן באופן אישי והן באופן וירטואלי), הכוללת בין היתר: ארגון לוח הזמנים של המנקה, הזמנת ציוד משרדי, ניהול ציוד משרדי (מחשבים, מדפסות, וכו)
- לשמש כנקודת קשר למשרד עם ניהול מבנים ותזמון עבודות בעת הצורך, כגון הובלות, חשמלאים, מנעולנים וכו'
- הזמנת מתנות ופרחים לעורכים וללקוחות
- פניות עסקיות ישירות נכנסות דרך כתובת הדוא"ל הכללית של קבוצת Krupp
- לקבל דואר משרדי, למיין ולהתעלף בהתאם
- תיאום אימייל, טלפון, מפתח משרד ושטח שולחן עבודה עבור עובדים חדשים
- פניות ישירה לעבודה והתמחות
- עדכון מסמכים שונים של קבוצת Krupp ושמירה על ארגון השרתים
- עבוד עם צוות קרופ כדי לתחזק את לוח האירועים של קרופ
- הכן אייפד ו/או חבילת חברה לפגישות עסקיות חדשות
- לסייע לנשיא במשימות יומיומיות שונות, לרבות נסיעות, דיווח הוצאות, הזמנות וחובות אישיות שונות אחרות
- לטפל ולקבוע פגישות עבור לוח השנה של הנשיא כולל שיחות ועידה, פגישות, ארוחות ואירועים עם צוותים פנימיים וחיצוניים
- עזרה לנשיא ולצוותים פנימיים לשבוע האופנה, אירועי לקוחות, תצוגות מקדימות לעיתונות ופרויקטים אחרים
- הזמינו קפה וארוחות לנשיא לפי הצורך
- שלח אימייל יומי עם קישורי חדשות
- הרכבה, יצירה ושליחה של ניוזלטרים רבעוניים של החברה
- נהל ואצור תוכן עבור הערוצים החברתיים של KG
o ליצור תוכן ולנהל את KG Instagram
o Revamp KG's LinkedIn
- לפקח על תכנית ההתמחות
o לפתח ולבצע אסטרטגיה ותהליך גיוס מתמחים מתחילתו ועד סופו כולל ניסוח תיאורים, פרסום, חיפוש מועמדים, תזמון, ראיונות, הארכת הצעות ו עלייה למטוס
o לנהל את כל התקשורת המתמחה ולתאם שיעורים, אירועים/סדנאות בהתאמה
o לשמש כאיש הנקודה למתמחים לפניות כלליות וכן לנהל עניינים רגישים לרבות בעיות ביצועים ותלונות לפי הצורך ולהסלים לפי הצורך
- שותף עם משאבי אנוש לפיתוח וניהול מגוון יוזמות תרבות ומעורבות כדי לסייע בטיפוח סביבת עבודה חיובית ופרודוקטיבית
- לתאם פעילויות הקשורות לצוות כגון גיבוש צוות, טיולי צוות, יוזמות התנדבות, ימי הולדת ומסיבות חג
כישורים
· עניין אמיתי באופנה ויחסי ציבור
· מועדפים כישורי תקשורת וכתיבה יוצאי דופן
· בקיא ביישומי התוכנה הבאים: Word, Excel, Powerpoint ו-Outlook
· יכולת הסתגלות מהירה, תעדוף ועבודה על מספר פרויקטים במסגרות זמן דחוסות
· מאורגן ויכול לעבוד עם כיוון מינימלי ורמת דיסקרטיות גבוהה
· עדיפות לניסיון במדיה חברתית וחבילת Adobe
להגשת מועמדות: נא לשלוח את קורות החיים שלך בפורמט PDF אל [email protected], שורת נושא רכז משרד ואנשים.
www.kruppgroup.com
@kruppgroup