הגדרת תפקיד: עוזרת חזית הבית / VIP
מַחלָקָה: יחסי ציבור
לא פטור; זמן מלא
Bollare Communications מחפשת אדם מאוד מאורגן ומונע למשרה מלאה במשרדנו בניו יורק. תפקיד זה יכלול גם סיוע למחלקת VIP בתפקידים אדמיניסטרטיביים שונים. Bollare מתגאה בעבודה עם כמה מהאופנה המרגשת והחדשנית ביותר בתעשייה, מותגי יופי ולייף סטייל ואנחנו ניגשים לייצוג של חלל המשרדים שלנו באותה רמה דֶרֶך.
פונקציות חיוניות
FOH
- סנן את כל שיחות הטלפון הנכנסות, ניתוב/קבלת הודעות לפי הצורך
- שימש כנקודת מגע ראשונה לכל האורחים של Bollare, קבל ברכה והדרכה כראוי
- נהל את כל החבילות הנכנסות והיוצאות
- ארגן ותחזק את כל חדרי הישיבות והשטחים המשותפים במשרד, הן לפני ואחרי פגישות ואירועים
- תיאום עם מנהלי החוף המזרחי וצוות ניו יורק על צרכי המשרד, כולל הזמנות אספקה, בקשות תחזוקה, הזמנות לאירועים והזמנת חדרי ישיבות
- סיוע למנהלי החוף המזרחי בהנהלת חשבונות ומשימות יומיומיות
- תיאום עם צוות NYC כדי להבטיח שאולם התצוגה מאורגן ומסוחר כראוי לפגישות
- ארגן ותחזק את כל השטחים המשותפים למשרד - הקפדה על נקיון כל החללים, פריטי דואר/משלוחים/חבילות יימסרו לבעליהם בזמן.
VIP
- בעלות ותחזוקה של מלאי לדוגמה עבור לקוחות, כולל תיעוד של המוצר שהתקבל, הונפק והוחזר
- עזור עם בקשות לדוגמה, משיכה של סטייליסטים ודיוור VIP, זיהוי מוצר שיהיה יעיל. עקוב אחר ההיסטוריה כאשר פריטים נשלחים/מתקבלים לסטייליסטים וסלבריטאים שונים, כולל החזרה בזמן (אם הושאל)
- עזור בשמירה על לוח שנה מדויק של אירועי מפתח בתעשייה להזדמנויות VIP והשקות לקוחות
- לשמור ולארגן את הסחורה במקומות אחסון מתאימים כדי להבטיח סטנדרט גבוה של שלמות המוצר והצגה.
- תרומה לדיווח לקוחות באופן רציף
Bollare מעריכה מקצועיות בעובדיה. התכונות וההתנהגויות הבאות מזוהות כדוגמאות למצופה מעובד:
- הצג יחס חיובי לאחרים בתקשורת כתובה, מילולית ולא מילולית
- עבודה יעילה עם עמיתים על ידי תרגול דייקנות, פתרון בעיות בשיתוף פעולה ותקשורת פתוחה וכנה
- פעל ביושרה, באדיבות ובאחריות גם מול לחץ או תנאי עבודה תובעניים
- שמור על מיומנות לפי הצורך ומאושר על ידי מפגש עם אחרים בתחום האחריות, קריאת חומרים הקשורים לעבודה והדרכה מאושרת מראש
- התלבש כראוי למקום עבודה עם אינטראקציה תכופה עם הלקוח
- לעמוד בסטנדרטים של סודיות ובטיחות. לשמור על אזורי עבודה בצורה נקייה ומסודרת
כישורים
חובה: תעודת בגרות ומקבילה להשכלה מתקדמת או שנה או יותר של מתמחה ביחסי ציבור ניסיון, ששילוב הניסיון וההכשרה שלו מוכיח ידע בתחומים מיוחדים לביצוע התפקידים מֵעַל. יכולת עבודה עצמאית לעמידה בלוחות זמנים, הפגנת כישורי ארגון תוך הקפדה על פרטים ולייצר עבודה בדיוק.
מועדף: תואר עמית. יכולות רב לשוניות.
דרישות פיזיות
מינימום מאמץ גופני. בעת ביצוע תפקידו של תפקיד זה, העובד נדרש לעיתים קרובות לשבת, לתקשר, להגיע ולתפעל חפצים. התפקיד דורש ניידות. התפקיד כולל העברת חומרים עד 10 פאונד על בסיס קבוע ועד 25 פאונד על בסיס מזדמן. מיומנות ידנית וקואורדינציה נדרשות מעל 70% מתקופת העבודה בעת הפעלת ציוד כגון מקלדת מחשב, עכבר, מחשבון ומכונות דומות.
תנאי עבודה
תנאי עבודה רגילים במשרד. רמת הרעש בסביבת העבודה אופיינית לרוב סביבות המשרד. שעות הבוקר והערב המוקדמות מדי פעם נחוצות כדי להתאים להשתתפות בשעות עבודה מורחבות או לתמיכה באירועים חיצוניים.
אחריות פיקוחית
אף אחד
התקבלה פיקוח
עובד בפיקוח ישיר של מנהלי החוף המזרחי.
התיאור לעיל מכסה את התפקידים המשמעותיים ביותר שבוצעו אך אינו כולל עבודות מזדמנות אחרות הקשורות.
להגשת מועמדות: נא לשלוח את קורות החיים שלך אל [email protected], שורת נושא עוזר קשרי FOH / VIP.