כותרת: פְּקִיד קַבָּלָה
מפקח (ים): רכז מנהלי
משרד KO:ניו יורק
שעה (ות: 9:30 - 18:30
קרלה אוטו הינה סוכנות בינלאומית ליחסי ציבור ואסטרטגיה למותגים בתחום מותרות, אופנה, יופי, סגנון חיים, אמנות ועיצוב.
לחברה משרדים בשמונה ערים ברחבי העולם: מילאנו, פריז, לונדון, ניו יורק, לוס אנג'לס, בייג'ינג, הונג קונג ושנחאי.
אחריות, משימות, כישורים
פקידת הקבלה אחראית על אזור חזית הבית ותפקידי הניהול, כולל ברכת אורחים והצעת משקה, מענה לטלפונים, טיפול בפניות החברה, מיון והפצת דואר ותמיכה בצוות מנהלים בלוח זמנים, הובלות ופגישות דרישות. על המועמד / ת להיות בעל / ת גישה נלהבת.
- לספק שירות לקוחות מעולה בכל עת
- לטפל בכל הפניות בצורה מקצועית ואדיבה, באופן אישי, בטלפון או בדואר אלקטרוני
- מסוגל לכוון שיחות ולקחת הודעות לצוות
- אחראי על מראה אזור הקבלה והבטחת האזור של חזית הבית וחדרי הישיבות נשמרים בכל עת
- לפקוח עין כללית על המתקנים ולדווח על כל בעיות התחזוקה להנהלה ולשקול את התהליך
- טיפול בלוח הזמנים של חדרי ישיבות; הזמנת חדר ישיבות כמתבקש
- שמור ועדכן תוספי טלפון ומספרי טלפון ודפי זמן יומיים
- עדכן מסמכים ברחבי החברה לפי הצורך
- ניהול ותחזוקה של ספריית המשרד
- נהל הזמנות מכולת ונייחות, שמור על רמות המלאי בכל עת
- ערוך הסעות הובלה והזמנה לצוות מנהלים
- לתאם את חלוקת הדואר במשרד ומחוצה לו.
- לסייע בפרויקטים מנהלים ותפעוליים כנדרש.
תכונות עיקריות
- על המועמד להיות בעל תקשורת חזקה (בכתב ובעל פה באנגלית) וכישורי ארגון
- יכולות טלפון מוצקות (טיפול במספר שיחות בבת אחת) ויכולת עבודה תחת לחץ
- מבצע משימות בצורה מדויקת, יסודית ועם עין חדה לפרטים
- בעל מוטיבציה גבוהה ונלהב
- מוסר עבודה חזק
- חייב להיות יעיל ב- Microsoft Outlook
- חייב להיות כשיר לעבודה בארצות הברית
ליישום: אנא שלח את קורות החיים שלך אל [email protected], שורת נושא פְּקִיד קַבָּלָה.