TITOLO: Assistente alle operazioni d'ufficio
LIVELLO DI LAVORO: Associato
DENUNCIARE A: AVP, Operazioni
SITUATO: New York
PANORAMICA DEL LAVORO: Questa posizione è responsabile della creazione di un'atmosfera amichevole, accogliente e professionale nel nostro ufficio aziendale Flatiron/Nomad per tutti i clienti, i visitatori e i dipendenti. Questo individuo deve essere in grado di svolgere più attività in modo da poter gestire con precisione le responsabilità operative quotidiane dell'ufficio mentre gestisce i compiti di accoglienza alla reception. L'assistente alle operazioni d'ufficio è una persona lucida, flessibile, organizzata e intraprendente che ha una passione per ciò che facciamo ed è desiderosa di imparare e contribuire a ICP's Vision, "Ispirare i nostri clienti attraverso innovazioni di bellezza e la narrativa del lusso". Come per tutte le posizioni presso ICP, questo ruolo è responsabile di promuovere e mantenere la cultura aziendale intrinseca che promuove i valori fondamentali dell'azienda di: trasparenza, riconoscimento, responsabilità e Comunicazione.
Responsabilità principali:
- Accogliere i visitatori (ospiti, clienti, fornitori, consegne) e assisterli con i loro bisogni, compreso l'offerta di rinfreschi, l'assistenza nella custodia di eventuali cappotti/oggetti e fornendo indicazioni
- Fornire informazioni in modo professionale positivo al visitatore o al chiamante, inclusa la risposta tempestiva e cortese a chiamate ed e-mail
- Ordina, traccia, organizza e rifornisci le forniture per ufficio e dispensa
- Collaborare tra i dipartimenti per fornire supporto per le riunioni, inclusi l'ordinazione di cibo, il coordinamento dei piani di viaggio, la creazione di itinerari e il completamento delle prenotazioni
- Supportare i dirigenti nella gestione dell'organizzazione del viaggio e nel completamento delle riconciliazioni delle spese
- Ricevi posta in arrivo e pacchi di corrieri fornendo tempestiva notifica ai membri del team di New York di visitatori, consegne e pacchi
- Mantieni uno spazio di lavoro rappresentativo del nostro marchio di lusso e un bellissimo ufficio aperto, incluso il mantenimento dello spazio ufficio comune pulito, ordinato e organizzato
- Comunicatore principale alla direzione dell'edificio o agli appaltatori esterni per risolvere eventuali problemi urgenti relativi alle strutture dell'ufficio e/o problemi di manutenzione regolare
- Innaffia le piante dell'ufficio ogni settimana
- Attore chiave nell'organizzazione di eventi d'ufficio regolari per sostenere la cultura dell'ufficio invitante
Per essere idoneo a questa posizione, il candidato preferito avrà:
- Preferibile laurea
- 1+ anno di esperienza in ufficio o amministrativa pertinente, inclusa esperienza di tirocinio
- Eccezionali capacità di servizio al cliente, incluso l'utilizzo di un approccio positivo, amichevole ed estroverso con tutti i contatti
- Massima attenzione ai dettagli e follow-through
- Eccellenti capacità organizzative e comprovata esperienza nell'esecuzione delle attività
- Forti capacità di comunicazione verbale e scritta, inclusa la redazione di corrispondenza commerciale
- Capacità di costruire relazioni, inclusa l'interazione con tutti i livelli di collaboratori interni ed esterni
- Flessibilità e iniziativa: un giocatore di squadra che è anche intraprendente e in grado di lavorare in modo indipendente
- Un modo lucido e professionale coerente con la cultura e i valori ICP
- Capacità di problem solving e mantenimento della calma se le cose non vanno lisce
- Capacità di gestione strategica del tempo, essere affidabile e tempestivo
Il compenso include uno stipendio competitivo, un'assicurazione sanitaria sovvenzionata, Life/LTD sponsorizzato dall'azienda assicurazione, piano di risparmio 401K con partita, generoso programma PTO, sviluppo professionale e altro ancora.
I candidati interessati e qualificati devono inviare curriculum a [email protected] con il soggetto. linea: "OOA – Applicazione”
Ulteriori informazioni possono essere trovate su https://www.icperfumes.com/work-with-us/