DMA United sta cercando un assistente esecutivo a tempo pieno per il nostro ufficio a TriBeCa/New York City. L'assistente esecutivo sarà responsabile di tutti gli aspetti del mantenimento dell'ambiente dell'ufficio e del mantenimento di un flusso di lavoro regolare per l'agenzia. Ciò include: operazioni commerciali complessive per l'agenzia: mantenimento della pulizia dei locali, acquisto forniture, spedizione: posta, messenger, pernottamento, progetti speciali: regali di festa per i clienti, cene d'ufficio/compleanni del personale ed eventi.
Il candidato ideale è un self-starter molto intelligente con un atteggiamento "get it done" e una passione per i risultati. Un vero professionista con un aspetto raffinato, un sincero amore e interesse per la moda e l'esperienza e la voglia di lavorare con persone creative. Se sei organizzato e attento ai dettagli, per favore candidati.
Le responsabilità sono nelle seguenti categorie:
AMBIENTE D'UFFICIO
- Apri l'ufficio ogni giorno e assicurati che tutto sia pronto per la giornata lavorativa.
- Mantenere la cucina, le aree conferenze, i bagni e tutte le forniture rifornite (Dipartimento artistico, Ufficio, Pulizie, Cucina).
- Preparati per le riunioni interne (imposta il proiettore), assicurati che i tavoli delle conferenze siano puliti e disponibili per l'uso.
- Saluta tutti i clienti/ospiti e offri un'esperienza invitante a lavorare con l'agenzia.
- Gestisci tutti i servizi dell'ufficio e i fornitori esterni: fiori, idraulici, tinteggiature, pulizie, finestre, ecc.
ORARIO:
- Gestire il programma generale dell'ufficio, in particolare per il CEO.
CONSERVAZIONE DI PRENOTAZIONI
- Gestire gli ordini di acquisto.
- Archiviazione di tutti i documenti legali e commerciali: registrali in formato digitale.
- Gestire la piccola cassa e le operazioni bancarie.
- Gestisci messenger, FedEx, ordina e distribuisci la posta in arrivo.
ESSO
- Conoscere le procedure di lavoro di tutte le tecnologie rilevanti per l'ufficio: accesso a Internet, telefono, Wi-Fi, database.
- Interfaccia con la persona IT con problemi, aggiornamenti, ecc.
- Gestire account cellulari aziendali per partner/dipendenti senior
TELEFONO
Responsabilità primaria di gestire/gestire tutte le telefonate in arrivo, ricevere messaggi, controllare i messaggi vocali, seguire se necessario.
• Assistenza telefonica, su richiesta del senior management.
Esperienza e qualifiche:
- Laurea
- Preferibile un minimo di 1-2 anni di esperienza nel supporto amministrativo/nella moda o nel marketing related
- Forti capacità interpersonali e comunicative sia orali che scritte.
- Il candidato ideale avrebbe esperienza/comprensione di: brand lifestyle di lusso.
- Perspicace, innovativo e si adatta bene a un ambiente dinamico e frenetico.
- Competenze Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Processo di applicazione:
Si prega di inviare un'e-mail a[email protected] con "Executive Assistant" nell'oggetto.
- Riprendere.
- Lettera di presentazione che includa la tua esperienza pertinente e i requisiti di compensazione.